Mit der richtigen Ordnung bringen Sie frischen Wind in Ihre Steuern

Frischer Wind in Ihren Steuern

Wie passt denn das zusammen? Frischer Wind und Steuern? Steuern sind doch ganz was Verstaubtes…Wir sehen das nicht so, sonst könnten wir ja unseren Job nicht machen.

Die Idee zu diesem Blogbeitrag kommt aber von Maria Husch. Als Einrichtungsexpertin mit Leib und Seele ist es ihr jüngstes Ziel, frischen Wind in Unternehmen zu bringen. Zu diesem Zweck hat Sie eine eigene Blogparade gestartet, auf der zahlreiche Tipps für frischen Wind von den unterschiedlichsten Experten zusammengetragen werden. Einige tolle Artikel sind schon da, schauen Sie mal rein!

Wir finden das Thema Steuern sollte da nicht fehlen, also los.

Vielleicht gehören Sie zu den Unternehmerinnen und Unternehmern die das Thema Steuern am liebsten gaaaanz weit von sich schieben. Am liebsten indem Sie einmal monatlich einen Packen Unterlagen beim Steuerberater vorbeibringen und dann schnell schauen, dass Sie sich wieder verdünnisieren. Vielleicht stöhnen Sie sogar auf, wenn der Steuerberater anruft und wieder einmal ganz dringend etwas von Ihnen wissen muss … was Sie selber – wenn Sie sich ganz ehrlich sind – auch nicht so genau wissen.

Nun ja, wir wollen mit unseren Mutmaßungen darüber aufhören, wie Sie die Beziehung zu Ihrem Steuerberater sehen. Wir gehören schließlich auch zu „denen“.

Wir sehen das so: Wir sind nicht böse, wenn uns unsere Klienten einen Packen Unterlagen bringen. Wir sortieren diese gerne geduldig und geben unser Bestes Ihr Business anhand dieser Unterlagen zu verstehen und dementsprechend Ihre Steueragenden für Sie abzuwickeln.

Ahnen Sie schon was?

Ganz genau: Für uns ist ein Packen Unterlagen im Sackerl oder in der Schuhschachtel in Ordnung. Allerdings braucht’s ein bisschen mehr Zeit, wenn wir die Unterlagen ordnen und herausfinden, worum es bei den einzelnen Rechnungen geht. Und diese Zeit findet sich dann auch auf der Honorarnote wieder, die wir am Ende des Jahres ausstellen, oft zum Erstaunen der Klientinnen und Klienten.

Was es Ihnen bringt, wenn Sie selbst in Ihren Steuerunterlagen für Ordnung sorgen

Erstens: Sie selbst haben einen Überblick über Ihr Business! Das ist die wichtigste Basis um den Erfolg Ihres Unternehmens auch selbst in der Hand zu haben. Und zweitens: Sie sparen Steuerberatungskosten!

Umsätze und Kunden: Welche Ausgangsrechnungen oder Honorare haben Sie im letzten Monat gelegt? Wer sind Ihre Stammkunden? Wie entwickeln sich neue Kunden?

Natürlich haben Sie noch einen besseren Überblick, wenn Sie zu diesen Fragen auch gezielte Auswertungen in Excel erstellen, aber auch beim Ordnen und Durchsehen der Belege, werden Sie mehr Klarheit darüber gewinnen, z.B. darüber auf welche Kunden Sie sich fokussieren sollten.

Zahlungen: Welche monatlichen Fixkosten haben Sie eigentlich? Was sind die Hauptbrocken? Gibt es Zahlungen, die Sie eigentlich als zu hoch einschätzen? Vielleicht könnten Sie mit einem Lieferanten noch einmal verhandeln? Vielleicht sollten Sie sich einmal mit Ihrem Bankbetreuer zusammensetzen und die Konditionen besprechen?

Auch bei den Zahlungen gilt: Aus einer Aufstellung im Excel ist alles auf einen Blick zu erkennen. Aber nur, wenn man sich mit den Rechnungen im Detail auseinandersetzt erkennt man auch Verbesserungspotenzial.

Unser Tipp: Betrachten Sie das Ordnen Ihrer Belege so als ob Sie ein Tagebuch führen würden. Denn das ist es ja auch. Ihre Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen „belegen“ ihr tägliches Werk. Lassen Sie es während des Ordnens Revue passieren, seien Sie Stolz auf Erfolge und lassen Sie sich auch zu Veränderungen inspirieren.

In 4 Schritten zur optimalen Ordnung Ihrer Belege

1. Prüfen Sie, ob alle Rechnungen korrekt ausgestellt sind

Das klingt vielleicht banal. Tatsächlich kursieren aber viele „falsche“ Rechnungen. Das kann bei einer späteren Betriebsprüfung problematisch werden. Gehen wir dem ganz kurz nach.

Sie dürfen als Unternehmer  an Ihre Lieferanten bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Grob gesagt, zahlen Sie für Einkäufe im Rahmen Ihres Unternehmens also nur die Nettobeträge. Allerdings müssen dafür die entsprechenden Rechnungen alle erforderlichen Rechnungsmerkmale aufweisen.

Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Rechnungsmerkmale aufweisen:

  • Kleinbetragsrechnungen, also bis 400 € inkl. USt müssen die folgenden 6 Merkmale enthalten:
  1. Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
  2. Ausstellungsdatum
  3. Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
  4. Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
  5. Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
  6. Steuersatz
  • Rechnungen über 400 € inkl. USt.

Zu den oben erwähnten kommen noch folgende 4 Merkmale hinzu:

  1. Fortlaufende Rechnungsnummer
  2. Name und Anschrift des Empfängers
  3. Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
  4. UID-Nummer des leistenden bzw. liefernden Unternehmens
  • Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.

Hier muss zusätzlich zu den vorigen noch angegeben werden:

  1. Die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden.
  • Reverse Charge Rechnungen

Reverse Charge Rechnungen, bei denen die Umsatzsteuerschuld auf das leistenden Unternehmen übergeht müssen einen Hinweis darauf enthalten, der z.B. so aussehen kann:

Hinweis: Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge System)

Nähere Informationen zum Reverse Charge System finden Sie übrigens hier

2. Bereiten Sie das Material vor

Wieder banal, aber oft wohltuend: Besorgen Sie sich einen neuen Ordner, neue Trennblätter, und einen guten Stift zum Beschriften. Und dann beschriften Sie Ihre Trennblätter folgendermaßen:

  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Bank
  • Kassa
  • Kreditkartenabrechnung
  • Reisekosten

Tipp: Wenn Sie mehrere Bankkonten haben, legen Sie auch für jedes Konto ein eigenes Trennblatt an!

3. Jetzt geht es ans Ordnen

Jetzt dürfen Sie die Belege chronologisch ordnen und zwar nach dem Prinzip: unten alt, oben neu.

Also z.B. bei Ausgangsrechnungen: zuerst die Rechnungen vom 1. Juni 2016 und darauf die vom 2. Juni, etc.

4. Ist wirklich alles da?

Die wichtigste Buchhaltungsgrundregel lautet: Keine Buchung ohne Beleg!

Überlegen Sie daher zum Abschluss noch einmal, ob Sie wirklich alle Belege zusammen haben. Wenn Ihre Zahlungen überwiegend über das bzw. die Bankkonten laufen ist das praktisch. Dann können Sie anhand der Kontoauszüge leicht nachvollziehen, ob Sie alle Belege haben.

Übrigens: Auch wenn man bei den Kontoauszügen von „Belegen“  spricht, sind das keine für die Buchhaltung ausreichenden Belege. Für die Buchhaltung benötigen Sie immer die Originalrechnungen!

Und bevor Sie jetzt richtig loslegen hier noch ein paar Tipps aus der Praxis

  • Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Eingangsrechnung abhandengekommen ist: Fordern Sie diese beim Lieferanten nach!
  • Legen Sie eine Kopie von Dauerrechnungen (z.B. für Mieten) ganz vorne bei „Eingangsrechnungen“ ab. Diese werden meist mittels Dauerauftrag oder Einzieher abgebucht. Überprüfen Sie monatlich, ob alles entsprechend abgebucht wurde.
  • Der stete Tropfen höhlt den Stein: Machen Sie es sich zur regelmäßigen Gewohnheit Ihre Buchhaltungsunterlagen zu ordnen, z.B. jeden Freitag. Sie tun sich dann auch selbst leichter, die Belege richtig zuzuordnen, falsche Rechnungen nochmals einzufordern, etc.
  • Einmal jährlich dürfen Sie Ausmisten: für steuerliche Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Nach der Vollendung des Zeitraumes dürfen die Unterlagen also zum Altpapier oder noch besser in den Schredder
  • Aber Achtung: Für Unterlagen betreffend Grundstücke gilt eine Aufbewahrungspflicht von 12 Jahren.
  • Wenn Sie ganz ohne Papierberge auskommen wollen, geht das auch. Sofern Sie Ihre Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu digitalisiert haben, ist auch die elektronische Archivierung erlaubt.

Und jetzt dürfen Sie starten! Und vergessen Sie nicht: Sie machen das Ihrem eigenen Erfolg zuliebe, nicht nur fürs Finanzamt!

Lassen Sie uns wissen, wie es Ihnen beim Belegeordnen geht! Und wenn noch Fragen auftauchen, melden Sie sich! Am besten gleich hier unten in den Kommentaren, dann profitieren alle davon!

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Beitragsfoto: Anton Repponen auf unsplash

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