Wer muss welche “Steuererklärung” abgeben

Der Begriff „Steuererklärung“ wird oft schwammig verwendet. Aus Erfahrung kann das zu Missverständnissen führen, wenn nämlich zwei Gesprächspartner von unterschiedlichen Dingen sprechen.

Aus diesem Grund wollen wir heute einmal wieder in die Welt des Steuerjargons eintauchen, um den Begriff „Steuererklärung“ zu präzisieren.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird Steuererklärung häufig als Synonym für zwei Begriffe verwendet: Die Arbeitnehmerveranlagung und die Einkommensteuererklärung. Was ist genau der Unterschied?

Die Arbeitnehmerveranlagung

Diese wird – wie der Name vermuten lässt – von Arbeitnehmer*innen durchgeführt. Arbeitnehmer*innen haben ein echtes Dienstverhältnis und bezahlen eine vom Lohn- bzw. Gehalt berechnete Lohnsteuer. Diese wird vom Arbeitgeber einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Die Entrichtung der anfallenden Steuern ist damit für Arbeitnehmer*innen erledigt.

Allerdings besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung bestimmte Absetzbeträge (z.B. den Kinderabsetzbetrag) oder außergewöhnliche Belastungen geltend zu machen und sich damit einen Teil der bereits abgeführten Lohnsteuer zurückzuholen.

Achtung: Hier wird es aufgrund der Steuerreform ab dem Veranlagungsjahr 2016 zu Änderungen kommen. Während bisher bis zu 5 Jahre Zeit war, um eine Veranlagung durchzuführen, wird es künftig eine automatisierte Veranlagung geben. Lesen Sie hier die Details dazu.

In bestimmten Fällen, kann es auch zu einer verpflichtenden Arbeitnehmerveranlagung kommen. Etwa dann, wenn mehrere lohnsteuerpflichtige Arbeitsverhältnisse vorliegen. In diesem Fall erhalten Sie vom Finanzamt eine Aufforderung zur Abgabe der Veranlagung.

Die Einkommensteuererklärung

Mit „Steuererklärung“ wird aber oft auch die „Einkommensteuererklärung“ gemeint. Diese ist von Selbständigen (bzw. von deren Steuerberater) zu erstellen. Dabei wird im Rahmen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder durch eine doppelte Buchhaltung der „steuerpflichtige Gewinn“ ermittelt. Von diesem können gegebenenfalls noch weitere Posten abgezogen werden, z.B. der Gewinnfreibetrag, Kinderbetreuungskosten, außergewöhnliche Belastungen, etc. Am Ende ergibt sich daraus die Bemessungsgrundlage, von der das Finanzamt die zu entrichtende Einkommensteuer für das entsprechende Jahr festsetzt.

Übrigens: Lohnsteuer und Einkommensteuer unterscheiden sich lediglich durch die Art der Einhebung: Die Lohnsteuer wird vom Arbeitgeber einbehalten und direkt an das Finanzamt abgeführt.
Die Einkommensteuer wird im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung ermittelt und per Einkommensteuerbescheid festgesetzt. Die Höhe der Steuer ist in beiden Fällen gleich!

Wer muss eine Einkommensteuererklärung abgeben?

In einigen Fällen werden Sie vom Finanzamt dazu aufgefordert, eine Erklärung abzugeben. Dennoch können Sie – auch ohne Aufforderung – verpflichtet sein, und zwar in den folgenden Fällen:

1. Sie haben lohnsteuerpflichtige Einkünfte und daneben auch noch „andere Einkünfte“. Das ist z.B. der Fall, wenn Sie eine Teilzeit-Anstellung haben und daneben auf Werkvertrag tätig sind. In so einer Konstellation müssen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn die „anderen Einkünfte“ (z.B. aus der selbständigen Tätigkeit) € 730 übersteigen UND Ihr gesamtes Einkommen € 12.000 pro Jahr übersteigt.
   Häufiges Beispiel: Sie sind Arbeitnehmer und vermieten eine Wohnung. In diesem Fall haben Sie zwei Einkunftsarten, nämlich Einkünfte aus unselbständiger Arbeit und Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Das ist ein typischer Fall, in dem Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen.
2. Sie haben keinerlei lohnsteuerpflichtige Einkünfte sondern nur „andere Einkünfte“. In diesem Fall müssen Sie eine Einkommensteuererklärung dann abgeben, wenn Ihr Einkommen mehr als € 11.000 beträgt.
3. Wenn Sie gleichzeitig zwei oder mehrere nicht selbständige Tätigkeiten ausgeübt haben (oder zwei oder mehrere Pensionen von unterschiedlichen Pensionsträgern beziehen) und das Einkommen mehr als € 12.000 beträgt.
4. Sie ermitteln Ihren Gewinn durch eine doppelte Buchführung, auch in diesem Fall müssen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Wie und wann wird die Einkommensteuererklärung eingereicht?

1. Elektronisch: Grundsätzlich ist die Einkommensteuererklärung verpflichtend über Finanzonline einzureichen. Ein FinanzOnline-Zugang kann persönlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden oder kann über einen Wirtschaftstreuhänder erfolgen. Wenn Sie im USP (Unternehmensservice Portal) registriert sind, können Sie auch hier die FinanzOnline Services nutzen).
   Frist: Für eine Einreichung über FinanzOnline haben Sie bis 30. Juni des Folgejahres Zeit. D.h. Die Einkommensteuererklärung 2015 können Sie bis zum 30.06.2016 einreichen.
2. Nur in Ausnahmefällen in Papierform: Nur wenn Steuerpflichtigen die elektronische Einreichung aus technischen Gründen unzumutbar ist – etwa wenn kein Internetanschluss verfügbar ist – darf sie beim zuständigen Finanzamt in Papierform eingereicht werden. In diesem Fall stehen Ihnen hier alle erforderlichen Formulare zur Verfügung
   Frist: In Papierform ist die Einkommensteuererklärung bis zum 30.04. des Folgejahres einzureichen.

Tipp: Wenn Sie eine steuerlich Vertretung haben – sprich eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater – dann haben Sie in der Regel ebenfalls länger Zeit, um die Erklärung einzureichen.

Müssen zusätzliche Unterlagen eingereicht werden?

Welche Unterlagen zusätzlich eingereicht werden müssen, hängt davon ab, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln:

Buchführende Unternehmer*innen (Steuerberater*innen sprechen dann von “Bilanzierern”) müssen ihre Bilanz und ihre Gewinn- und Verlustrechnung beilegen. Normalerweise macht das Ihr Steuerberater für Sie.
Einnahmen-Ausgaben-Rechner finden in der Beilage E 1a eine standardisierte Aufstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Darüber hinaus müssen diese keine weiteren Unterlagen in Papierform einreichen.

Tipp: Sollten Unterlagen erforderlich sein, werden Sie grundsätzlich vom Finanzamt dazu aufgefordert diese nachzureichen.

Was passiert, nachdem ich die Einkommensteuererklärung eingereicht habe?

Es wird vom Finanzamt eine Veranlagung vorgenommen, vielleicht haben sie auch schon den folgenden Satz gehört: “Sie werden veranlagt”. Was heißt das genau? Im Grunde prüft das Finanzamt anhand der Angaben aus der Steuererklärung, ob Sie die auf Sie entfallende Steuerlast bereits entrichtet haben oder ob Sie noch Steuern nachzuzahlen haben. Wenn Sie erst vor Kurzem eine selbständige Tätigkeit aufgenommen haben, ist eine Nachzahlung wahrscheinlich. Das Finanzamt wird aber auf Basis der im Steuerbescheid festgesetzten Bemessungsgrundlage einen Vorschreibungsbetrag für die künftig anfallende Einkommensteuer festlegen. Das heißt Sie führen bereits während des Jahres Einkommensteuer ab. Und bei der nächsten Veranlagung wird wiederum berechnet, ob ein Guthaben oder eine Nachzahlung herauskommt. Eine Gutschrift ergibt sich etwa dann, wenn Ihr steuerpflichtiger Gewinn – also die Bemessungsgrundlage – gegenüber dem Vorjahr gesunken ist. Denn dann haben Sie zu hohe Vorschreibungsbeträge bezahlt.

Was ist, wenn ich mit dem Bescheid nicht einverstanden bin?

Das kann etwas der Fall sein, wenn der Bescheid von Ihrer Erklärung abweicht oder Sie haben festgestellt, dass Ihnen bei der Erklärung ein Fehler unterlaufen ist.
In einem solchen Fall haben Sie die Möglichkeit binnen eines Monats ab Zustellung das Rechtsmittel der Beschwerde einzubringen.