Willkommen zu unserer Artikel-Serie: Steuerberatung für Handwerker.
Wir widmen uns hier den wichtigsten steuerlichen und unternehmerischen Spezialthemen mit denen heutzutage alle Handwerker zu kämpfen haben. Alle zwei Wochen decken wir ein weiteres Problemfeld auf. Also bleibe dran und schaue regelmäßig auf unserem Blog vorbei, damit Du ja nichts verpasst! Aber keine Sorge, am Ende der Serie hast Du die Möglichkeit diese gebündelt downzuloaden. Heute starten wir mit Teil 1 unserer Serie.
Problemfeld Nr. 1: Die Vorkalkulation Mitarbeiterkosten und -zeiten
Überlegst Du Dir als Handwerker, dass du gerne wachsen möchtest, dass Dein Unternehmen sich entwickeln soll, um mehr Umsatz und dadurch auch mehr Gewinn und mehr Vermögen anzusammeln? Dann ist an der Zeit umzudenken. Oft wird Handwerkern unterstellt, dass sie am liebsten für Privatkunden tätig sind, weil sie dadurch mehr Geld in die eigene Tasche schieben können und – das am liebsten an der Steuer vorbei.
Steuerfreies Einkommen ist ohnehin schon längst passé, insbesondere seit es die Pflicht zur Registrierkasse gibt. Manch Schlauer glaubt noch, an der Steuer vorbei Umsätze machen zu können, übersieht aber dabei, dass dann sein Wareneinsatz nicht stimmt, dass die Mitarbeiter-Stundenleistungen mit den offiziellen Einnahmen nicht übereinstimmen.
Es ist nicht meine Aufgabe, Dich davon abzuhalten, die Steuer zu schießen. Aber sei Dir der Gefahren bewusst. Auch die Finanz kann 2 und 2 zusammenrechnen und kommt Dir früher auf die Schliche als Du das vielleicht erwartest. Und ein unzufriedener Privatkunde oder die verlassene Freundin/Geliebte sind für die Finanz ein Quell der Intrige. Whistleblower werden verschont, wenn sie ihre Mutmaßungen äußern, wenn sie ein Gerücht in Umlauf setzen.
Du willst mit Deinem Unternehmen wachsen? Dann brauchst Du klare und professionelle Strukturen. Du musst genau kalkulieren. Deine Vorkalkulation sollte sauber, präzise und nachvollziehbar sein.
Oft kommen Unternehmer erst durch die Nachkalkulation drauf, wie sehr sie sich geirrt und welche falschen Annahmen sie bei der Vorkalkulation und bei der Angebotslegung gesetzt haben. Und deshalb: Deine Vorkalkulation muss stimmen. Du kannst Dich zwar an die Richtlinien Deiner Innung halten, aber es ist besser, Du kalkulierst selbst nach betriebswirtschaftlichen Kriterien.
Wenn Du ein Angebot legst, vergiss niemals: auch Deine eigenen Leistungen und Zeiten müssen bepreist sein. Es ist unsinnig und gefährlich, nur nach den Kalkulationssätzen der Innung vorzugehen und ein Angebot auf Basis von (fremden) Pauschalberechnungen zu erstellen.
Mitarbeiterkosten und Dein Deckungsbeitrag
Wie viel Zeit werden Deine Mitarbeiter auf dieser Baustelle verbringen? Welche Lehrzeiten? Welche Produktivzeiten werden sie leisten können?
Hier eine einfache Rechnung, damit Du rasch erkennst, welchen Stundensatz Du überhaupt für Deine Mitarbeiter verrechnen musst, damit Du Dir einen Deckungsbeitrag erwirtschaftest:
Du nimmst den Bruttolohn, multiplizierst ihn mit 19 und erhältst so die Jahreskosten für Dein Unternehmen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter kostet 2.000 € brutto pro Monat; dann sind die Kosten, die Deinem Unternehmen daraus erwachsen, bei 38.000 € pro Jahr.
Und jetzt ermittelst Du seine Anwesenheitszeiten:
- Das Jahr hat bekanntlich 52 Wochen, ja sogar 52,2 Wochen.
- Dein Mitarbeiter konsumiert jährlich Urlaub im Ausmaß von fünf Wochen.
Diese 5 Wochen gehen einmal von den 52 Wochen weg.
- Dann gibt es bekanntlich Feiertage, die Du ebenfalls einrechnen musst. Das können 1,5 bis 2 Wochen sein.
- Wie viel Tage im Jahr ist denn Dein Mitarbeiter überhaupt krank?
Der Krankenstand schwankt zwischen Branchen und Betrieben sehr stark. Man geht von 2 bis 6 Wochen pro Jahr aus. Also: Ist Dein Arbeiter oft krank? Wie sieht es mit den Montagen aus? Ist der dann sofort zur Stelle oder macht er oft am Montag blau, ist kurzfristig krank? Ja, ja, und so ein Zufall, sein Krankenstand fällt oft auf einen Montag oder auf einen Freitag.
Nehmen wir mal an, dein Mitarbeiter ist vier Wochen krank. Auch diese sind vom Jahrespensum abzuziehen. Er nimmt sich Pflegeurlaub, 1 weitere Woche ist weg.
Also 52 -5 -2 – 4 – 1= 40.
- Wie viele Wochenstunden sind bei Dir im Betrieb Arbeitszeit?
Sind es in Deiner Branche schon die 38,5?
Dann multipliziere Deine 40 Wochen mit 38,5 Stunden, so kommst Du zur jährlichen (theoretischen) Anwesenheitszeit: 1.540 Stunden.
- Und jetzt geht es an die Auslastung.
Hat Dein Mitarbeiter Stehzeiten? Muss er sein Zeug einpacken und kann viele Stunden nicht verrechnen? Gibt es Anweisungs- oder Einweisungsstunden, zum Beispiel die morgendliche Lagebesprechungen, die auch nicht zu den verrechenbaren Zeiten zählen? Schickst Du die Mitarbeiter zu Weiterbildungsveranstaltungen? Bingo, auch wieder ein paar Tage ab. Wie sieht es aus, wenn Deine Arbeiter Fehler/Schäden ausbessern müssen, weil sie etwas falsch gemacht haben? Und kennst Du das: sie sind vergesslich. Sie haben das Material, das sie auf der Baustelle benötigen, die Bohrmaschine, die Bohrer, das Schutzzeug im Lager vergessen. Da müssen zwischen den beiden Standorten hin und her fahren, um die Werkzeuge oder das Material zu holen. Dazu kommt noch das schlechte Wetter. Wenn es draußen stürmt und schneit, kann keine Außenarbeit gemacht werden und dadurch entstehen auch Leerzeiten. So ein Pech.
All dies musst Du bei deiner Kalkulation berücksichtigen.
Was ist, wenn Du den Mitarbeiter leider nicht auslasten kannst, weil der Auftrag fehlt oder der Auftraggeber zu lange mit der Auftragserteilung zuwartet? Oder, oder, oder… Das sind alles Fehlzeiten, die Du einkalkulieren musst. Pech gehabt, aber der ganz normale Wahnsinn. Lass uns noch einmal auf Deine Kalkulation zurückkommen.
Wir waren jetzt bei 40 Wochen – nur aufgrund von Urlauben, Feiertagen und Krankenstand. Das alles musst Du dem Mitarbeiter bezahlen.
Und jetzt kommen noch die Dinge auf Dich zu, die ich vorhin geschildert habe. Rechnen wir einmal vorsichtig mit zehn Wochen. Einer meiner Kunden, der in der Baubranche tätig ist, hat sich über die Vergesslichkeit seiner Leute echauffiert, dass diese 3 bis 4 Stunden wegen ihrer Schlampigkeit unterwegs waren. Alles nur Ausreden, vielleicht?
Also wir waren bei 40 Wochen minus 10 und jetzt nochmals 5 für das Hin- und Herfahren, da sind wir jetzt bei 25 Wochen.
Und wenn Du jetzt noch Leerzeiten aufgrund mangelnder Auslastung der Mitarbeiter hast oder wenn Du sie eine Woche, also fünf oder sechs Tage auf Ausbildung schickst, was nicht üppig ist fürs ganze Jahr, dann bist du mal gleich auf 25 Wochen.
Multipliziert mit 38,5 Stunden pro Woche ergibt das 962,5 Stunden, da wird mir ganz übel. Und das ist jetzt die maximale Auslastung, die Du für Deine Mitarbeiter erzielst. Bei dem einen wird es vielleicht ein bisschen mehr – oder weniger.
Jetzt nimmst du die Jahreskosten nach der oben geschilderten Formel, also
Bruttogehalt mal × 19 = Arbeitgeberkosten.
Und diese Arbeitgeberkosten dividierst Du durch die Stunden der maximalen Auslastung des Mitarbeiters, das sind bei 25 Wochen 39 Euro pro Stunde, bei 30 Wochen 33 € (wenn Du 2000 € brutto zahlst). Da wirst Du jetzt blass.
Beispielrechnung:
€ 2.000 Monatsbrutto mal 19 = 38.000€
dividiert durch 962,5 Stunden
ergibt einen Stundensatz von 39,48€
bei diesem Kostensatz bist Du grad mal kostendeckend, da verdienst Du noch gar nichts.
Als Unternehmer solltest Du allerdings einen Aufschlag von mindestens 100 % (also Faktor 2) einkalkulieren. Da sind wir schon bei einer Bandbreite von 66 € bis 78 € pro Stunde, klarerweise plus 20% Umsatzsteuer; der Mitarbeiter kostet also mindestens das 5,5fache seines sogenannten Bruttogehalts pro Leistungsstunde. Na prack.
Also rechne doch ganz einfach (und natürlich falsch!):
2.000 dividiert durch 4 Wochen
dividiert durch 40 Stunden = 12,50 €
mal 6 = 75 €.
So kommst du auf die Simple zu einem Annährungswert!
PS: für alle Handwerker unter den Leser:
SAVE THE DATE: „Mittwochs wird’s HELLER am 04. März 2020“
Der Heller Tax Saloon, das kostenlose Veranstaltungsformat für Unternehmer*innen, öffnet wieder seine Pforten. Das kommende Event beschäftigt sich mit dem Thema:
Handwerker & Steuern Spezial: Fehler, Fallen, Fehltritte
Die Vortragende: Liss Heller, CEO der Steuer- und Unternehmensberatung Heller Consult durchleuchtet Verlustquellen, Gefahren und das steuerliche Fundament speziell für Handwerker und Bauunternehmer.
Limitierte Plätze: First come – first serve!
Um Anmeldung wird gebeten unter: info@hellerconsult.com.
Ort: 1090 Wien, Porzellangasse 49 Stiege 2 bei Heller Consult
Eintritt frei.