Bei dem Wort Aufbewahrung denken viele gleich an die berühmten Ikea Regale „Billy“ und Boxen namens „Frida“ (ok das letzte war erfunden). Für die sogenannte Aufbewahrungspflicht kann man gegebenenfalls diese Ikea Boxen dafür verwenden. Unter Aufbewahrungspflicht versteht man nämlich die Pflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen, Belege und Dokumente zu Geschäftsvorgängen für rechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufzubewahren. Es muss auf diese zurückgegriffen werden können.
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Einnahmen und Ausgaben Aufstellung) beträgt die Aufbewahrungspflicht 7 Jahre. Diese Frist startet mit Schluss des Kalenderjahres, für welches die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Ein Beispiel: wenn Belege von Ende des Kalenderjahres 2008 sind, muss man diese bis Ende des Kalenderjahres 2015 aufbewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr startet die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. (vgl. § 132 BAO)
Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, soweit diese für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung substanziell sind. Die Aufbewahrungszeit kann auch 12 Jahre betragen. Beispielsweise bei Unterlagen und Aufzeichnungen die Grundstücke betreffen. Teilweise gilt für Verträge bestimmter Grundstücke sogar eine Aufbewahrungszeit von 22 Jahren.(vgl. § 18 UStG)
Wie steht es um die elektronische Aufbewahrung?
Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren. Im Fall einer Prüfung müssen diese zur Verfügung gestellt werden. Erlaubt ist die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die „vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe“ (vgl. Bundesabgabenordnung BAO) bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist jederzeit gewährleistet ist. Wenn es Unterlagen nur auf Datenträgern gibt, entfällt die Notwendigkeit der urschriftgetreuen Wiedergabe.
Der Vergleich: bei Rechtsanwälten
Hier kommt wieder unsere Kategorie „Frag doch die Anwälte“ ins Spiel. Mag. Markus Cerny von Pitzal/Cerny/Partner Rechtsanwälte OG erklärt deren Aufbewahrungspflicht: „Die Verpflichtung einer Aufbewahrung von Unterlagen endet frühestens nach 5 Jahren. Details Nachzulesen dazu kann man in der Rechtsanwaltsordnung (RAO).“ Angemerkt werden muss, dass also noch 5 Jahre nachdem das Vertragsverhältnis beendet wurde, die Unterlagen aufbewahrt werden müssen. „Als Anwalt hat man nach Beendigung des Auftragsverhältnisses, wenn es der oder die MandatIn verlangt, Urkunden im Original zurückzugeben. Man ist aber berechtigt Kopien dieser zu behalten.“, erklärt Mag. Markus Cerny. Übrigens Akten und Originalkunden können nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht mit Zustimmung des/der MandantIn vernichtet werden.