Adieu Zettelchaos: Digitale Buchhaltungsvorbereitung

Schluss mit Papierkram. Digitale Buchführung erleichtert sowohl Dir als Unternehmer wie auch dem Steuerberater Deines Vertrauens, Arbeitsabläufe und hilft so, Kosten zu sparen.

So erfolgt die Übermittlung an den Steuerberater

Vorbereitende Buchhaltung MIT Programmen wie BillBee, sevDesk oder Easybill

Viele Kleinunternehmer und Selbstständige entscheiden sich für eine einfache Büro- und Fakturierungssoftware-Lösung wie BillBee, SevDesk oder Easybill. Diese unterstützen enorm bei der Buchhaltung. Viele Aufgaben können automatisiert werden – so sparst Du als Unternehmer Zeit und Geld.

All Deine Daten werden sicher verschlüsselt übertragen. Die Übermittlung der Belege erfolgt über die Scan sevDesk App, mit der Du Rechnungen und Belege einfach mit deinem Smartphone digitalisieren kannst. Rechnungen können direkt über das Programm erstellt werden.

Schnittstelle zum Steuerberater

Über SevDesk oder Easybill kannst Du Deine Daten an Deinen Steuerberater exportieren oder ihm auch den Zugang zur Software-Plattform geben, sodass sich dieser die benötigten Belege und Rechnungen selbst ansehen und downloaden kann. Diese werden dann über die jeweilige Buchhaltungssoftware des Steuerberaters eingebucht.

Wir empfehlen: Mit der Nutzung einer professionellen Software startest Du Dein papierloses Büro gleich ganzheitlich, zumindest hast Du die Fakturierung, Angebotslegung und das Mahnwesen fest im Griff. Wenn die Softwarelösung so umfangreich ist, dass Du eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erhältst, dann hast Du die gesamte Buchhaltung im Blick und bist auch rechtlich auf der sicheren Seite. Von Deinem Steuerberater kannst Du Dich weiterhin wie gewohnt beraten lassen. Er kann Deine Belege einspielen, verarbeiten, daraus eine Jahressteuererklärung fabrizieren.

PS: Entscheidest Du Dich für Easybill, kannst Du über uns einen Rabatt ergattern – schreib uns dazu einfach unter info@hellerconsult.com.

Vorbereitende Buchhaltung OHNE eigene Software-Lösung

Wähle einen sicheren Speicherort, der von Deinem Gerät unabhängig ist. Wird das lokale Gerät (Laptop) beschädigt (oder gar gestohlen, wie es unserem Freund und Klienten Manuel*) passiert ist), könntest Du nicht mehr auf die Daten zugreifen und hättest massive Probleme. Denn die Finanzverwaltung verlangt, dass Du Deine Belege im Zugriff haben musst.
Diese von uns empfohlene Ordnerstruktur kannst Du auch für Deine Online-Ordner übernehmen: siehe dazu auf unserem Blogbeitrag.

Verwendest Du einen Cloudspeicher (informiere Dich hier über die DSGVO!), kannst Du die Daten auch über diese Cloud Deinem Steuerberater freigeben. Der Vorteil ist, dass Du von überall aus zugreifen kannst und die Daten gesichert sind. Hier ein paar Beispiele für Cloudspeicher: Google Drive, Dropbox, OneDrive…

Tipp: Einscannen der Belege: Mit der Adobe Scan App kannst Du Belege „fotografieren“ und diese in Deinen strukturierten Online-Ordner als PDF-Datei (umgewandelt) abspeichern. Verwende generell nur PDF Dateien und keine Bilddateien. Und bitte sende solche Dateien nicht über Whats App.

Solltest Du doch den Emailversand wählen, verwende hier ein sicheres Emailsystem. Die Daten kannst Du einfach in eine ZIP Datei konvertieren und per Mail an den Steuerberater versenden (PDF-Dateien). Auch Outlook bietet eine einfach zu bedienende Verschlüsselung. Eine weitere Möglichkeit ist der Versand der Daten über Wetransfer.

Q&A Ersetzt die Software einen Steuerberater?

Programme wie SevDesk und Easybill ersetzen nicht einen Steuerberater, aber sie sind eine gute Hilfestellung bei der Buchhaltungsvorbereitung. Sie vereinfachen die Kommunikation und den Aufwand für den Steuerberater, wodurch Du letztendlich Kosten einsparst.

Aufbewahrungspflicht

Auch bei digitalen Dokumenten gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Als Format werden PDF-Dateien akzeptiert. Achte darauf, dass die Dateien nicht veränderbar sind und sie zeitnah abrufbar und lesbar bleiben.

Deine Vorteile einer digitalen Buchhaltung

  • Adieu Zettelchaos! Der digitalisierte Beleg wird vom Steuerberater verbucht und damit ist das Thema für Dich erledigt.
  • Schnittstellen zur Buchhaltung beim Steuerberater ermöglichen sogar ein automatisiertes Verbuchen. Allerdings erfordert dieses immer eine „Rüstzeit“ und eine erweiterte Kontrolle des Buchungsvorganges. Auch dadurch können Kosten beim Steuerberater anfallen.
  • Digital und ortsunabhängig mit dem Steuerberater arbeiten
  • Keine Ausdrucke mehr – was der Umwelt zu Gute kommt.
  • Kosteneinsparung bei Druck- und Personalkosten
  • Geringere Steuerberatungskosten bei sauberer Belegaufbereitung. Aufwendige Suchzeiten entfallen – allerdings nur, wenn Deine Belege klar und „sprechend“ bezeichnet werden.
  • Einfach und bequem
  • Zeitersparnis beim lästigen Suchen: Alle Belege übersichtlich und griffbereit
  • Programme wie sevDesk oder Easybill erleichtern Dir die Buchhaltungsvorbereitung.
  • Und Du selbst behältst den Überblick, denn „Finanzen und Steuern sind Chefsache“

Fazit

Der digitale Zeitwandel erreicht auch die Buchhaltung und bringt enorme Vorteile mit sich.
Zwar ist der Umstieg von der klassischen auf die digitale Buchhaltung einmalig mit einem durchaus beträchtlichen Aufwand verbunden (Stichwort: Einmalkosten), jedoch kannst Du dann dem Belegstapel lebe wohl sagen und Dich auf Kostenersparnisse freuen.

Tipp: Wenn Du digital gehst, dann mach es ordentlich, mit klaren Prozessen. Idealerweise mit einer praktischen Software-Lösung. Die laufenden Kosten sind überschaubar, es gibt Freeware und günstige Startertarife. Diese sind rechtskonform und unterstützen Dich dabei, die Buchhaltung bestens digital zu erledigen – somit hat auch Dein Steuerberater mehr Einblick in Dein Unternehmen und aktuellere Daten – und kann Dich daher besser beraten.

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*) Name der Reaktion bekannt, aber wir beachten unsere Verschwiegenheitspflicht.

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Kontaktieren Sie uns: +43 1 310 60 10 52 oder info@hellerconsult.com