“Zeit ist das wertvollste Gut der Erfolgreichen” – ChatGPT
Wir befinden uns in der digitalen Transformation, im stetigen Wandel. Wir sprechen heute über die künstliche Intelligenz (KI), die in ihrer Entwicklung unglaublich viele Vorteile bieten kann, setzt man sie auch ethisch korrekt ein und verschließt sich nicht davor. (“Responsible AI”). Stehen wir unter stetiger Angst vor Veränderungen, sind wir nicht handlungsfähig und können kein erfolgreiches Unternehmen führen. Es ist unsere Aufgabe als Unternehmer, sich damit auseinanderzusetzen, zu lernen und Mensch und KI miteinander zu verbinden. Es wird kaum ein Tool geben, wo KI nicht zum Einsatz kommt.
In diesem Interview mit Liss Heller geben wir einen kleinen Einblick in die Welt der KI der Steuerberatung, sprechen über Chancen und Risiken für Unternehmer und geben Dir KI-Tools mit auf den Weg, mit denen Du gleich loslegen kannst.
Wo siehst Du die größten Chancen und die größten Gefahren für Unternehmer in Bezug auf KI?
Als Chance sehe ich, dass sehr viele Prozesse automatisiert werden können und dadurch eine Unabhängigkeit, auch von den vielleicht, nicht immer, einsatzfähigen Mitarbeitern besteht. Im Marketing z.B.: aber auch bei Geschäftsprozessen, die eine routinierte Vorgangsweise möglich machen. Dort kann man auf jeden Fall KI einsetzen.
Die größte Gefahr sehe ich im Bereich der Cyberkriminalität. Dort glaube ich, dass für die Unternehmer sehr große Risiken drohen. Manche sind sehr offenherzig mit der Herausgabe ihrer Daten und dadurch kann es zu Cyberattacken kommen.
Als Beispiel: Jemand gibt sich als Mitarbeiter oder Chef aus und sagt, er solle Geld überweisen für diesen oder jenen Zweck. Und Du als Mitarbeiter oder Chef kannst das gar nicht stoppen.
Auch Themen wie Indiskretionen und Betriebsgeheimnisse – Da besteht eine große Gefahr, dass vonseiten Cyberkriminellen diese Möglichkeiten genutzt werden. Da es für diese Cyberkriminalität viel einfacher ist, eine KI einzusetzen, die einmal 24 Stunden abarbeitet und nach Lücken im System von Unternehmen sucht.
Wie setzt Du derzeit KI in deiner Steuerberatungskanzlei ein?
So weit wie möglich. Erstens einmal habe ich natürlich im Bereich Marketing und Kundenkontakte immer wieder die Möglichkeit, dass die KI Recherchen vornimmt. Man hilft mir, Texte zu gestalten, auch den richtigen Ton zu finden bei einem eher unangenehmen Brief an einen Kunden.
Dabei versuche ich bereits die KI einzusetzen. Dann natürlich auch bei Fragen, die ich stelle, um dann kreative Antworten zu bekommen. Anschließend gehe ich näher ins Detail und kann mich damit befassen.
Hierbei muss man jedoch aufpassen, denn die KI bzw. ChatGPT liefert Ergebnisse bis zum Jahr 2022 und die Ereignisse aus 2023 und 2024 sind noch ausgeblendet. Hier ist Vorsicht geboten, denn es gibt ja sogenannte “Halluzinationen.” Das sind “gefakte” Informationen der KI. Die Antworten müssen unbedingt aus dem eigenen Erfahrungsschatz geschöpft und überprüft werden.
Welche Aufgaben in Deiner täglichen Arbeit werden durch KI effizienter?
Ich diktiere vieles. z.B.: Aktenvermerke und Briefe. Wenn ich sie diktiere, wird das sehr schnell von der KI umgesetzt. Und die KI ist auch eine lernende Einheit. Die Texte und die Verständlichkeit werden immer besser.
Oder man hat ein Audioprotokoll und möchte das gerne durch die KI übertragen bekommen. Das spart Zeit und ist ein großer Vorteil. Man muss nachbearbeiten, aber auch da ist wiederum die KI eine lernende Einheit und wird immer besser.
Bei Zoom-Meetings gibt es die Möglichkeit, Zusammenfassungen zu machen. Das ist eine enorme Erleichterung. Auch hier wieder man kann vieles protokollieren, muss aber auch die Dokumente durschauen, wegschmeißen, filtern und verdichten. Das muss man der KI beibringen, denn sie ist manchmal etwas ausufernd in den Informationen und diese gehören dann wieder verdichtet.
Wie profitieren Deine Kunden von KI in Deiner Steuerberatung?
Wir sind schneller. Wir werden schneller. Dadurch ist es für den Kunden auch wichtig, dass die Durchlaufzeit beim Steuerberater schneller ist, dass wir zeitnahe Dinge ausarbeiten können.
Weil wir uns z.B.: beim Thema Diktieren oder Auswerten von Audioprotokollen für den Kunden schneller bewegen können. Meine Zielsetzung wäre, dass wir auch im Bereich Excel und Tabellenkalkulationen durch KI Möglichkeiten entwickeln, die die Effizienz verbessern. Wir werden effizienter und schneller, wodurch der Aufwand für die Klienten sinkt und das Honorar prägnanter und reduziert wird.
Führt KI zu Kostenersparnis für das Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden?
Für uns als Kanzlei natürlich. Wir können Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Auf der anderen Seite dürfen wir uns durch die KI nicht verzetteln. KI ist irgendwo eine spannende und willkommene Möglichkeit, Dinge zu verstehen, die man die KI dann befragt. Und gute Antworten erhält. Als Unternehmer kann ich Einsparungen für mich selbst erzielen und gleichzeitig die Geschwindigkeit sowie den Zeitaufwand für die Klienten reduzieren.
Lebenszeit ist kostbar, für jeden von uns.
Gibt es Fälle, in denen die Nutzung von KI zu Fehlern geführt hat und wie wurden diese behandelt?
Es kommen immer wieder Fehler vor. Das sind die sogenannten “Halluzinationen”.
Die KI behauptet Dinge, die auf den ersten Blick plausibel erscheinen. Aber dann ist es eigentlich falsch. Und darauf sollte man die KI hinweisen und erneut zu befragen. Das Wesentliche ist auch, die KI immer freundlich zu befragen.
Daher ist es wichtig, mit der KI höflich umzugehen und sie nicht zu beschimpfen. Wie auch bei Menschen ist es eigentlich Kommunikation auf Augenhöhe. Man weist die KI höflich darauf hin, dass der Inhalt nicht ganz richtig ist und es gerne etwas präziser hätte.
Hier ist natürlich auch den Blick über die Materie zu behalten. Man muss vieles auch selbst wissen und nicht glauben, dass die KI Dir die Aneignung Deines Wissens erspart.
KI hat auch Probleme im System, wie z.B. Rassismus, Vorurteile etc. Denn KI ist von Menschen gebaut und was der Mensch füttert, merkt sich die KI. Daher ist es wichtig, verantwortungsbewusst mit KI umzugehen.
In Teil zwei zeigen wir auf, wie Du mit Künstlicher Intelligenz starten kannst und welche Tools wir für einen leichten Start empfehlen.