Urlaubsreif? 11 Sonderfragen

Urlaubsreif? 11 Sonderfragen zum Thema Urlaub – Teil 2

Et voilà: Hier kommt der zweite Teil unserer Urlaubs-Blogserie. Im ersten Teil haben wir bereits die Basics geklärt: Wie viel Urlaubsanspruch habe ich? Wo muss ich meinen Urlaubsantritt kundtun? Und was ist nochmal der Unterschied zum „persönlichen Feiertag“? Lesen Sie hier Teil 1 von „Urlaubsreif?“

In diesem Blogartikel widmen wir uns ganz den Sonderfragen, die man sich immer mal wieder fragt.

1. Darf ein Betriebsurlaub einseitig festgelegt werden?

Nein, auch ein Betriebsurlaub bedarf einer einzelvertraglichen Vereinbarung mit jedem Arbeitnehmer. Eine Vereinbarung im Dienstvertrag über einen Betriebsurlaub, der den gesamten Urlaubsanspruch umfasst ist unzulässig. Vom gesamten Urlaubsanspruch dürfen max. 3 Wochen als Betriebsurlaub vereinbart werden, damit noch eine Möglichkeit für den individuellen Urlaubsverbrauch zur Verfügung steht.

2. Darf ein Urlaubsanspruch abgelöst werden?

Nein, das Gesetz sieht das nicht vor, da der Urlaub ausschließlich der Erholung dienen soll und nicht in Geld abgelöst werden darf. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor.

Es empfiehlt sich mit dem Arbeitnehmer eine Vereinbarung zu treffen, dass am Ende des Dienstverhältnisses der gesamte offene Urlaubsanspruch nur unter Anrechnung der bereits abgelösten Urlaubstage zusteht. Wird dies nicht vereinbart, kann der Arbeitnehmer am Ende des Beschäftigungsverhältnisses trotzdem seine kompletten Urlaubstage verlangen, obwohl er bereits offene Urlaubstage finanziell abgegolten bekommen hat. Der Anspruch auf den Urlaub erlischt nicht durch eine Urlaubsablöse.

3. Was passiert wenn man während des Urlaubs krank wird?

Erkrankt der Arbeitnehmer während seines Urlaubs länger als drei Tage, so unterbricht der Krankenstand den Urlaub. Der Arbeitnehmer hat gem. § 5 UrlG dem Arbeitgeber nach dreitägiger Krankheitsdauer die Erkrankung unverzüglich mitzuteilen. Bei Wiederantritt des Dienstes hat er ohne Verzögerung und ohne Aufforderung durch den Arbeitgeber, ein ärztliches Zeugnis oder eine Bestätigung des zuständigen Krankenversicherungsträgers vorzulegen. Eine ärztliche Bestätigung ist ebenfalls erforderlich, wenn der Arbeitnehmer im Ausland erkrankt ist. Hier ist noch eine behördliche Bestätigung erforderlich, dass es sich um einen Arzt handelt. Kommt der Arbeitnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, so wird der Urlaub nicht unterbrochen.

Ein bereits angetretener Urlaub kann auch durch einen länger als drei Tage dauernden Pflegebedarf (für Kinder, Ehegatte, Lebensgefährte, Eltern,…) unterbrochen werden.

4. Kann ein Urlaub verjähren?

Ja, der Urlaubsanspruch verjährt nach Ablauf von 2 Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Praktisch sind dies also 3 Jahre. Diese Verjährungsfrist darf nicht verkürzt werden. Diese Frist verlängert sich jedoch bei Inanspruchnahme einer Elternkarenz (gem. MSchG oder VKG). Ein übermäßig langer Krankenstand, der einen Urlaubsantritt verhindert, hemmt ebenfalls diese Frist.

Aufgrund der aktuellen Judikatur muss der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen, sodass der Urlaub noch konsumiert werden kann.

5. Müssen Urlaubsaufzeichnungen geführt werden?

Der Arbeitgeber hat Aufzeichnungen zu führen aus denen folgende Informationen hervorgehen:

  • Zeitpunkt des Dienstantrittes des Arbeitnehmers,
  • die angerechneten Dienstzeiten und die Dauer und
  • genaue Zeitraum des Urlaubs.

Werden keine Urlaubsaufzeichnungen geführt, kann dies eine Verwaltungs­strafe für den Arbeitgeber zur Folge haben.

6. Wie wird der Urlaub bei schwankendem Arbeitsausmaß berechnet?

Bei Arbeitnehmer, die weniger als 5 bzw. 6 Arbeitstage pro Woche arbeiten, haben ebenfalls Anspruch auf 5 Urlaubswochen pro Jahr. Wird an 5 Tagen pro Woche gearbeitet, steht ein Urlaubsanspruch von 25 Urlaubstagen zu. Wird nur an 3 Tagen pro Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch (5 Wochen * 3 Tage) 15 Urlaubstage.

Zur Berechnung des Urlaubsanspruchs ist die Anzahl von Arbeitstagen pro Woche zu ermitteln. Beim eigentlichen Urlaubsverbrauch ist im Regelfall von der Anzahl der ausfallenden Arbeitstage während des Urlaubs (z.B. laut Dienstplan) auszugehen. Ist dies nicht eindeutig feststellbar, empfiehlt sich hier auch eine Durchschnittsberechnung. Die konkrete Berechnungsweise sollte im Dienstvertrag festgelegt werden.

 

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7. Was passiert mit dem Urlaubsanspruch beim Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit oder umgekehrt?

Bleibt bei einem Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit (oder umgekehrt) die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage gleich so kommt es zu keiner Änderung der Urlaubstage.

Ändert sich hingegen die Zahl der Arbeitstage pro Woche, so ist der Urlaubsanspruch umzurechnen. Entsprechend der aktuellen Judikatur durch den EuGH muss eine „wertneutrale“ Anpassung vorgenommen werden. Beim Wechsel von einer Vollzeitbeschäftigung auf eine Teilzeitbeschäftigung empfiehlt es sich unbedingt, dem Arbeitnehmer nachweislich und zeitgerecht die Gelegenheit zu geben, den Urlaub tatsächlich zu konsumieren. So wird der noch offene „Alturlaub“ verbraucht und mit Beginn des Teilzeitbeschäftigungs­verhältnisses entsteht der neue Urlaubsanspruch.

Vor allem bei Elternteilzeiten sollte eine Vereinbarung angestrebt werden, dass der Urlaub noch vor der Umstellung auf die Teilzeit verbraucht wird.

Keine Urlaubskonsumation bei Wechsel von Voll- auf Teilzeit: nach aktueller Rechtsprechung darf der bereits erworbene Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht auf das aktuelle Arbeitszeitausmaß umgerechnet werden und muss das Urlaubsentgelt auf Basis der ursprünglichen Arbeitszeit ermittelt werden.

Bei einem Wechsel von Teil- auf Vollzeit hat sich der EuGH für eine den Arbeitnehmer günstige Aufwertung des Urlaubsguthabens bei einer wertneutralen Umrechnung entschieden. Die Urlaubstage werden wertmäßig umgerechnet und aufgewertet.

Da sich noch keine einheitliche Rechtsmeinung zu diesem Thema gebildet hat und die Berechnung nicht eindeutig geklärt ist, empfiehlt es sich bei einem geplanten Wechsel der Arbeitszeit den Urlaub vor dem Wechsel einvernehmlich zu verbrauchen. Die Entscheidung, wie bei der Umrechnung von Urlaubstagen verfahren wird, liegt beim Unternehmen.

8. Muss der offene Urlaub während einer Dienstfreistellung-/Kündigungsfrist verbraucht werden?

Ein Arbeitnehmer ist nicht automatisch verpflichtet seinen Urlaub zu konsumieren. Auch hier muss eine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer getroffen werden, auf die der Arbeitnehmer entsprechend antworten muss.

Im Rahmen der Kündigungsfrist kann ein Urlaubsverbrauch vereinbart werden. Der Arbeitnehmer hat eine Widerrufspflicht, der Urlaub muss nicht automatisch verbraucht werden.

9. Was ist eine Urlaubsersatzleistung?

Am Ende des Dienstverhältnisses erfolgt die Abgeltung für nicht konsumierte Urlaubstage. Für das laufende Urlaubsjahr erfolgt eine aliquote Berechnung der offenen Urlaubstage. Bei einem unberechtigten Austritt werden keine offenen Urlaubstage abgegolten.

Offene Urlaubstage aus alten Urlaubsjahren werden jedoch voll (auch bei einem unberechtigten Austritt) bezahlt. Die Berechnung erfolgt immer unter Einbeziehung der Sonderzahlungen.

10. Kann der Arbeitgeber einen zu viel konsumierten Urlaub vom Arbeitnehmer zurückverlangen?

Eine Rückerstattung geht nur bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritt des Arbeitnehmers und bei einer vom Arbeitnehmer verschuldeten fristlosen Entlassung.

11. Was ist ein unbezahlter Urlaub?

Dieser kommt nur durch eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zustande. Während dieser Zeit ruhen die Arbeitsleistung und das Entgelt, das Dienstverhältnis bleibt aber arbeitsrechtlich aufrecht und wird nicht beendet.

Wichtig: der Entfall der Sonderzahlung für diesen Zeitraum ist gesondert zu vereinbaren.

Die Sozialversicherung verlangt eine unterschiedliche Behandlung des unbezahlten Urlaubs:

a) Bei einer Dauer des unbezahlten Urlaubs bis max. 1 Monat: Pflichtversicherung bleibt weiterhin bestehen (keine GKK Abmeldung erforderlich). Der Arbeitnehmer muss zusätzlich den Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung zahlen.

b) Bei einer Dauer des unbezahlten Urlaubs länger als 1 Monat: Pflichtversicherung endet mit Beginn des unbezahlten Urlaubs, Arbeitnehmer muss abgemeldet werden.

Haben Sie noch Fragen dazu?

Kontaktieren Sie uns: +43 1 310 60 10 52 oder info@hellerconsult.com

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