Checkliste: Mitarbeiter*innen einstellen – was muss ich tun?

Wer die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einstellt, der hat einiges zu bedenken. Einerseits sind da organisatorische Fragen zu klären: Wo richte ich einen Arbeitsplatz ein und wie muss dieser ausgestattet sein? (Telefon, PC, Drucker, …? ). Was genau sind die Aufgabenbereiche?

Natürlich müssen bei der Anstellung neuer Mitarbeiter*innen auch zahlreiche rechtliche Auflagen beachtet und erfüllt werden:

  • Lohn bzw. Gehalt müssen an den richtigen Kollektivvertrag angepasst werden
  • Ein Dienstvertrag muss erstellt werden
  • Der/die Mitarbeiter*in muss bei der Krankenkasse gemeldet werden
  • etc. etc.

Daher vorneweg: Die Anstellung neuer Mitarbeiter*innen ist wirklich keine  unkomplizierte Sache. Auf der sicheren Seite sind Sie daher, wenn Sie alle Tätigkeiten im Zusammenhang damit an Experten auslagern: an Steuerberater, Personalverrechner, etc.

Auch wenn Sie die gesamte Personalverrechnung extern abwickeln lassen, ist es gut zu wissen, was hier alles zu tun ist. Dafür haben wir diese Checkliste zusammengestellt. Natürlich liefert Ihnen diese Liste auch einen Einblick in unsere Arbeit 🙂

 Achtung: Nochmal – das ist natürlich keine bis ins kleinste Detail vollständige Handlungsanweisung. Wir empfehlen in jedem Fall in allen Fragen der Personalverrechnung die Meinung von Expert*innen einzuholen.

Checkliste: Das ist zu tun, wenn man neu*e Mitarbeiter*innen anmeldet

Einmalige Tätigkeiten bei Anstellung

1. Als Basis für ein Dienstverhältnis empfehlen wir einen Dienstvertrag aufzusetzen und beidseitig zu unterfertigen: Ein Dienstvertrag ist kein Muss aber empfehlenswert als begründendes Element für das Dienstverhältnis.

2. Dienstzettel ausstellen – dieser ist verpflichtend auszustellen

3. Eine Beitragskontonummer für den bzw. die Arbeitgeber*in bei der Gebietskrankenkasse beantragen. Wie das funktioniert lesen Sie hier nach.

4. Bei der Gemeinde muss eine Abgabenkontonummer für die Kommunalsteuer beantragt werden. Arbeitgeber*innen in Wien können die Nummer hier online beantragen.

5. Sie müssen die für die Anmeldung erforderlichen Dokumente bzw. Informationen einholen – von der bzw. dem zukünftigen Mitarbeiter*in: Amtlicher Identitätsausweis (Reisepass, Führerschein), Meldezettel, Sozialversicherungsnummer

6. Sie müssen Mitarbeiter*in VOR Dienstantritt bei der Krankenkasse anmelden: Bei einem Verstoß gegen diese Meldeverpflichtung kann es zu einer Strafe der GKK kommen (Stichwort „Schwarzarbeit“). Die Anmeldung muss grundsätzlich mit ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) erfolgen.

Für diese Anmeldung sind einige Entscheidungen zu treffen bzw. Eingaben zu tätigen:

  • Arbeiter*in oder Angestellte*r?
  • Geringfügig/Teilzeit/Vollzeit?
  • Beitragsgruppe?
  • Alter

Tipp: Diese Anmeldung klingt nicht so kompliziert, wie sie fallweise sein kann. So ergeben sich z.B. bei älteren Dienstnehmer*innen teils unterschiedliche Gruppen…

Hier hilft Ihnen Ihr*e Steuerberater*in weiter!

7. Von der Krankenkasse erhalten Sie eine Anmeldebestätigung, die Sie dem bzw. der Mitarbeiter*in aushändigen müssen.

8. Jede*r Dienstnehmer*in muss kollektivvertraglich korrekt eingestuft werden. Welcher Kollektivvertrag anzuwenden ist, hängt von Ihrer Gewerbeberechtigung ab! Wenn Sie nicht sicher sind, können Sie das bei der Wirtschaftskammer erfragen.

Etwaige Vordienstzeiten müssen bei der Einstufung unbedingt berücksichtigt werden.

Achtung: Bei einer nicht konformen Entlohnung drohen bei einer Prüfung Nachzahlungen und Verwaltungsstrafen.

9. Wenn der bzw. die Mitarbeiter*in Anspruch auf eine Pendlerpauschale hat, muss er bzw. sie selbst das entsprechende Formular ausdrucken und bei Ihnen abgeben.  Sie die entsprechenden Formulare einholen.

10. Wenn der bzw. die Mitarbeiter*in Anspruch auf den Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag hat, müssen Sie die entsprechenden Formulare einholen.

11. Betriebliche Vorsorgekasse: Sie sind als Dienstgeber*in gesetzlich dazu verpflichtet für Ihre Mitarbeiter*innen Beiträge in der Höhe von 1,53% der Gehaltssumme an eine betriebliche Vorsorgekasse zu leisten. Dazu müssen Sie einer Vorsorgekasse beitreten. Sie haben 6 Monate Zeit sich für eine Vorsorgekasse zu entscheiden, sonst kommt es zu einer Zuweisung durch die Gebietskrankenkasse. Hier finden Sie eine Liste der betrieblichen Vorsorgekassen.

Laufende Tätigkeiten

1. Monatlich müssen die Lohnabgaben (SV, Vorsorgekasse, L, DB, DZ, KommSt, Wiener Dienstgeberabgabe) berechnet werden.

2. Das Nettogehalt/Nettolohn muss bis zum Monatsletzten an den Mitarbeiter ausbezahlt werden.

3. Bis zum 15. des Folgemonats ist eine Beitragsnachweisung mit den monatlichen Sozialversicherungsbeträgen online (mittels ELDA) an die Krankenkasse zu übermitteln.

4. Die Zahlungen an die Gebietskrankenkasse, das Finanzamt und die Gemeinde (das sind die Lohnnebenkosten)  müssen bis zum 15. des Folgemonats durchgeführt werden. An das Finanzamt bezahlen Sie Lohnsteuer, DB und DZ.

Achtung: Bei Überweisungen an das Finanzamt müssen die einzelnen Abgaben (L, DB, DZ) extra ersichtlich sein, da das Finanzamt sonst die Anbuchung am Abgabenkonto nicht vornehmen kann. Die meisten Online-Banking-Systeme haben eine eigene Finanzamtszahlungsvorlage. Sollte es nicht möglich sein, die einzelnen Beträge bei der Überweisung anzugeben, empfehlen wir, die Abgaben separat zu überweisen.

5. Jede*r Dienstgeber*in hat Arbeitszeitaufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Wenn Sie vereinbaren, dass Ihr*e Mitarbeiter*in die Arbeitszeitaufzeichnungen führt, dann muss er oder sie eine Anleitung dafür erhalten und: Sie müssen die Aufzeichnungen kontrollieren.

6. Urlaubsaufzeichnungen: Sie sind als Dienstgeber*in verpflichtet Urlaubsaufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter*innen zu führen

Info: Aktuell beträgt der Urlaubsanspruch nach dem Urlaubsgesetz 5 Wochen/Jahr. Nach 25 Dienstjahren (bis zu 12 Jahre anrechenbare Vorzeiten möglich) erhöht sich der Urlaubsanspruch auf 6 Wochen pro Jahr.

7. Wird ein Dienstfahrzeug auch privat von dem bzw. der Mitarbeiter*in genutzt? Das ist ein Sachbezug, der auch abgabenpflichtig ist. Lesen Sie hier, wie der Sachbezug berechnet wird

8. Benutzt der bzw. die Mitarbeiter*in ein Dienstfahrzeug ausschließlich für betriebliche Fahrten? In diesem Fall muss ein Fahrtenbuch geführt werden, dass die rein betriebliche Nutzung des Fahrzeuges nachweist. Sie sind verpflichtet die Richtigkeit zu kontrollieren.

 

 

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