Belegerteilungspflicht: E-Mail statt Papiermüllberge?

Seit 1.1.2016 gilt die Belegerteilungspflicht – Über die Details dazu haben wir auch hier bereits berichtet.

Wie z.B. der Kurier berichtete, stößt vielen Unternehmern die unnötig produzierten Papiermenge sauer auf. Nicht nur wenig nachhaltig ist die Druckerei sondern natürlich auch mit zusätzlichen Kosten für Toner und Kassenrollen verbunden.

Da stellt sich die Frage, ob es Alternativen zu Belegausdrucken gibt. Zahlreiche Unternehmer überlegen daher, ob es auch reicht, wenn der Bar-Beleg (also der Beleg der für Barzahlungen ausgestellt werden muss) per E-Mail an den Kunden versendet wird.

Diese Möglichkeit wird vor allem für Unternehmer und Unternehmerinnen in Betracht kommen, die eine überschaubare Anzahl von Belegen ausstellen, etwa im Dienstleistungsbereich – Frisöre, Physiotherapeuten, Kosmetiker, etc.

Der Belegversand per E-Mail hätte auch noch zahlreiche zusätzliche Vorteile, aber dazu später. Denn zuerst muss natürlich die Frage geklärt werden, ob diese Zugangsweise überhaupt rechtskonform ist bzw. welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen.

Darf ich Bar-Belege per E-Mail versenden?

Im Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht wird diese Frage (Punkt 4. § 132a BAO) wird diese Frage wie folgt beantwortet:

„Ein elektronischer Beleg (…) ist ein Beleg, der in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen bzw. unmittelbar für den Leistungsempfänger verfügbar ist. Er kann z.B. mittels Email, als Email-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (zB als PDF- oder Textdatei), aber auch in einem strukturierten Dateiformat (zB xml) ausgestellt werden.

Der Beleg muss tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Ob dies elektronisch oder in Papierform erfolgt, bleibt dem Belegaussteller überlassen.“

Was bedeutet das im Detail:

1. Es ist rechtskonform den Beleg (der natürlich alle notwendigen Kriterien erfüllen muss) per E-Mail zu übermitteln.
2. Der Beleg muss in den “Verfügungsbereich des Belegempfängers” gelangen: Das setzt natürlich voraus, dass Kunden über eine E-Mail Adresse verfügen und den Beleg abrufen können.
3. Der Übermittler – also der Unternehmer muss die Möglichkeit haben in seinem Aufzeichnungssystem zu dokumentieren, dass der Beleg elektronisch übermittelt wurde.

Grünes Licht für Belege per E-Mail?

Grundsätzlich ja. In der Praxis wird es vom jeweils verwendeten System abhängen, ob der Versand der Belege per E-Mail möglich ist. Das sehr günstige Registrierkassensystem helloCash bietet diese Möglichkeit etwa an.

“Grundsätzlich” deswegen, weil sich dadurch noch einige Fragen auftun:

• Was ist, wenn der Handy-Akku des Kunden leer ist?
• Was ist, wenn er gerade nicht ins Internet einsteigen will?
• Was ist, wenn das Handy im Auto, zu Hause oder sonstwo liegt?

Ist der Beleg dann auch im “Verfügungsbereich des Belegempfängers“?
Abonnieren Sie einfach den Blog, dann bleiben Sie auf dem Laufenden, ob es hier noch Konkretisierungen gibt.

Welche Vorteile habe ich dadurch?

• Wenn Bar-Belege ausschließlich per E-Mail übermittelt werden kann auf einen Belegdrucker verzichtet werden. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn nur wenige Barumsätze erzielt werden oder wenn man an unterschiedlichen Standorten tätig ist und nicht immer einen Drucker dabei haben möchte.
• Sie sparen Kosten für Druckerfarbe und Druckpapier, ebenso für einen Beleg-Drucker
• Der Versand von Bar-Belegen per E-Mail setzt natürlich voraus, dass Sie die E-Mail Adresse des Kunden haben müssen. Verknüpfen Sie das gleich mit der Frage, ob der Kunde über Neuigkeiten von Ihnen auf dem Laufenden gehalten werden möchte. Wenn er zustimmt, können Sie damit eine E-Mail-Liste aufbauen und mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben!