Sind Sie registrierkassenpflichtig?

Prinzipiell unterliegen der Registrierkassenpflicht „Betriebe“. Es ist kein Zufall, dass hier der Terminus “Betriebe” verwendet wird. Denn die Bestimmungen zur Registrierkassenpflicht betreffen tatsächlich nur Unternehmer*innen mit “betrieblichen Einkünften“.

Was sind betriebliche Einkünfte?

Das Einkommensteuergesetz unterscheidet 7 Einkunftsarten, die im §2 EStG definiert werden. Wenn Sie schon einmal Ihre Steuererklärung selbst abgegeben haben, wissen Sie das. Denn hier sind die Einkünfte nach ihrer Art getrennt anzuführen.

• Betriebliche Einkünfte sind:
  • Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft
  • Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit
  • Einkünfte aus Gewerbebetrieb

• KEINE betrieblichen Einkünfte sind:
  • Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit
  • Einkünfte aus Kapitalvermögen
  • Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
  • Sonstige Einkünfte

Beispiele für typische Unternehmen mit betrieblichen Einkünften: Ärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Apotheken, Lebensmittel- und Buchhandel, Gastronomiebetriebe, Friseure, Kosmetikstudios, etc.

Wenn Sie also betriebliche Einkünfte erzielen, lesen Sie auf jeden Fall weiter!

Ich führe doch schon ein Kassabuch – worin besteht der Unterschied zwischen der Registrierkasse und dem Kassabuch?

Ein Kassabuch muss grundsätzlich nur dann geführt werden, wenn bilanziert wird, d.h. wenn der Gewinn mittels doppelter Buchhaltung ermittelt wird. Allerdings wird auch von vielen Einnahmen-Ausgaben-Rechnern zum Zweck der Losungsermittlung ein Kassabuch geführt. Zum Beispiel Frisöre, Kosmetikstudios, etc.

Der wesentliche Unterschied ist folgender: Im Kassabuch werden Einnahmen UND Ausgaben erfasst. Die Registrierkasse jedoch ist ein elektronisches System zur Erfassung der Bareinnahmen.

Das bedeutet konkret, dass das Kassabuch natürlich nach wie vor geführt werden muss, wenn man zur doppelten Buchführung verpflichtet ist

Von welchen Umsatzgrenzen ist die Registrierkassenpflicht abhängig?

Die Registrierkassenpflicht besteht wenn die folgenden zwei Kriterien erfüllt sind:

• Der Jahresumsatz übersteigt 15.000 € (das gilt pro Betrieb) UND
• Die Barumsätze des Betriebes überschreiten  7.500 €

Ausnahme: Keine Pflicht besteht für Unternehmer*innen, die zu einer vereinfachten Losungsermittlung mittels “Kassasturz” berechtigt sind. Das sind vorwiegend Unternehmen deren Umsätze 30.000 € nicht übersteigen UND die von Haus zu Haus ausgeführt werden. Details dazu finden Sie in unserem Artikel zur Einzelaufzeichnungspflicht.

Was gilt als Barumsatz?

• Bargeld
• Bankomat- und Kreditkartenzahlungen
• Gutscheine
• Bons
• Geschenkmünzen

Hinweis zu den Geschenkmünzen: Der Kauf der Münzen gilt als Tausch von Zahlungsmitteln, erst die Verwendung gilt als Zahlungsmittel als Bareinnahme, da erst hier der Umsatz erzielt wird.

Muss sofort ab Überschreiten der Grenzen eine Registrierkasse geführt werden?

Nein. Sobald Sie die Grenzen überschreiten gibt es noch eine Frist, bis Sie eine Registrierkasse zu führen haben. Die Verpflichtung besteht zu Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des entsprechenden Voranmeldungszeitraumes (Monat oder Quartal).

Dabei ist auch der Beobachtungszeitraum 2015 mit zu berücksichtigen.

Beispiel: 

Wenn Sie  Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen:

Sie überschreiten im Voranmeldungszeitraum Oktober 2015 die Grenzen: mehr als 15.000 € Umsatz, davon mehr als 7.500 € in bar.
Rechnet man die 4 Monate dazu, ergibt sich der 1.2.2016 als Zeitpunkt, zu dem Sie registrierkassenpflichtig werden.

Brauchen mobile Berufe eine Registrierkasse?

Unter “mobilen Gruppen” oder “mobilen Berufe” versteht man Unternehmer*innen, die ihre Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbringen.

Typische Beispiel für mobile Berufe sind Hebammen, Friseur*innen, Masseur*innen, Fremdenführer*innen etc.

Auch diese Unternehmer*innen sind verpflichtet eine Registrierkasse zu führen, allerdings ermöglicht die Barumsatzverordnung folgende Erleichterung: Es muss von den mobilen Unternehmer*innen keine Registrierkasse mitgeführt werden. Sie stellen bei der Leistungserbringung einen Beleg aus und tragen die entsprechende Bareinnahme „ohne Verzögerung“ in der Registrierkasse nach, also sobald sie wieder im Betrieb sind.

Es wird sich erst zeigen, ob dieser Nachtrag in einer Summe erfolgen kann (das ist übrigens die derzeitige Auslegung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder), oder ob im Rahmen des Nachtrags ebenfalls einzeln erfasst werden muss (das ist übrigens die derzeitige Auslegung der Finanzverwaltung).

Was ist, wenn ein Kunde eine bereits fakturierte Rechnung bar bezahlt?

Auch diese Zahlungen zählen als Bareinnahmen. Details dazu finden Sie in diesem Beitrag

Welche Registrierkasse soll man erwerben?

Zwischenzeitig gibt es zahlreiche Registrierkassenanbieter. Die Registrierkassenverordnung, die erst Anfang Dezember beschlossen wird, beinhaltet zahlreiche Sicherheitsanforderungen. Diese müssen aber erst ab 1.1.2017 erfüllt werden.

Daher unsere Empfehlung: Wenn Sie sich bereits jetzt eine Registrierkasse anschaffen, achten Sie darauf, dass der Hersteller die Einhaltung dieser Sicherheitsanforderungen garantiert. Der Hersteller muss also verbindlich zusagen, dass er die entsprechenden Updates im Laufe des nächsten Jahres zur Verfügung stellen wird.

Bei der Anschaffung wird man also jedenfalls darauf zu achten haben, dass der Hersteller die Einhaltung dieser Sicherheitsanforderungen, also die Zusage des entsprechenden Updates im Laufe des nächsten Jahres, garantiert.

Gibt es Förderungen für die Anschaffung von Registrierkassen?

Die Anschaffungskosten bzw. Kosten für eine Umrüstung werden laut BMF in etwa zwischen €400 und € 1.000 für eine einfache Registrierkasse betragen.

Diese Kosten werden mit einer Prämie von € 200 gefördert. Diese Prämie kann im Jahr der Anschaffung im Zuge der jährlichen Steuererklärung mittels Beilagenformular E 108c beantragt werden. Die Gutschrift erfolgt dann im Zuge der Veranlagung direkt auf das Abgabenkonto.

Zusätzlich dürfen die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung zur Gänze abgesetzt werden.

Anmerkung: Normalerweise müssten die Kosten auf eine Nutzungsdauer verteilt werden – Details dazu in unserem Beitrag zur Abschreibung

Lesetipp: Auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen werden neben allgemeinen Informationen zur Registrierkasse auch zahlreiche Sonderfälle behandelt