Wie eine britische Studie ergab, ist der durchschnittliche Arbeitnehmer weniger als drei Stunden pro Tag wirklich produktiv. Zwischen Kaffeepausen, Wochenendplänen und spontanen Online-Shopping-Touren bleibt eben nicht viel Zeit für tatsächliche Arbeit. 😉
Die Wiener sind demnach richtige Arbeitstiere, hier und da ein wenig grantig, gerne am Jammern, weil zu viel Arbeit, zu wenig Zeit, sonst ganz zahm und lieb.
So weit so gut.
Doch wie jonglierst Du geschickt Deine täglichen Aufgaben, um leistungsfähig und effizient zu sein, ohne dabei wie ein überarbeiteter „Zombie“-Unternehmer auszusehen?
Wir haben das Geheimnis gelüftet. Du musst nicht Superman oder Superwoman sein, mit etwas Wissen und ein paar echt guten Tools kannst Du Dir wertvolle Lebenszeit sparen und produktiv Deinem Tun, „Deiner Passion“ nachgehen:
Mittagstief ade: Mit diesem Fahrplan steigerst Du Deine Effizienz
Wenn wir uns die Leistungskurve nach Emil Kraepelin anschauen, ist der Durchschnittsmensch zwischen 08:00 und 12:00 Uhr morgens am leistungsfähigsten. Anschließend folgt die „Fress-Koma-Zeit“, wie wir es hier in Österreich so schön nennen. Nach dem Mittagessen geht das Gehirn in Ruhemodus.
Um Deine Produktivität zu steigern, unterteilen wir Deine Arbeiten in
A = wichtigste Aufgaben, dringend, B = auch wichtig, aber nicht dringend und C=sonstige To Do’s
Erledige also Deine wichtigsten Aufgaben oder Meetings gleich am Anfang des Tages. Nach der „Fress-Koma-Zeit“ geht es weiter mit sonstigen, eher weniger wichtigen oder sagen wir besser neutralen Aufgaben. Alles, was nicht ganz so viel Gehirnschmalz benötigt, darf nach dem Mittagessen erledigt werden. (Am späten Nachmittag geht die Produktivitätskurve übrigens wieder leicht nach oben.)
Bild: Leistungskurve nach Emil Kraepelin
Ein Tool, dass bei der Tagesplanung sehr hilfreich sein kann, ist die „Eisenhower Matrix“: Mittels der Eisenhower-Matrix kannst Du Deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren und bewerten. Die Aufgaben werden in vier Bereiche geteilt:
- Aufgaben, die Du zuerst erledigst
- Aufgaben, die Du auf später verschiebst,
- Aufgaben, die Du delegierst
- Aufgaben, die Du verwirfst
Bild: Eisenhower-Matrix
Die Sache mit dem „Lebenselixier“ Kaffee
Kaffee ist das Lebenselixier schlecht hin und darf im Arbeitsalltag nicht fehlen. Auf 450 genüssliche Tassen pro Jahr kommt der Durchschnittsösterreicher.
Doch macht uns Kaffee tatsächlich munter und dadurch produktiver? Die Antwort ist „Jein“. Kaffee wirkt zwar für einen kurzfristigen Leistungsschub, trägt aber auf längere Sicht nicht dazu bei, die Leistungsfähigkeit zu verbessern. Das hat zu tun mit dem Molekül Adenosin.
Koffein blockiert die Rezeptoren für Adenosin im Gehirn, was die schläfrig machende Wirkung des Adenosins verhindert und uns wach macht. Der Körper reagiert darauf, indem er mehr Adenosin produziert, um diesen Effekt auszugleichen. Daher erleben wir nach dem Nachlassen des Koffeins einen starken Müdigkeitseinbruch, der ausgeglichen werden muss.
Gesündere Alternativen: Grüntee, Jasmin Tee
Eine Unterbrechung stiehlt Dir 23 Minuten Zeit
Erschreckend ist, dass durchschnittliche Arbeitnehmer 15-mal pro Stunde in ihrer Tätigkeit unterbrochen werden. (Ergebnisse aus einer Studie des Thinktanks Next Work Innovation). Es kommt eine E-Mail rein, vielleicht klingelt das Telefon, ein Kollege benötigt eine Auskunft, Du wischt durch die Social Media Kanäle etc.
Schätzungen zufolge dauert es bis zu 23 Minuten, bis man nach einer Unterbrechung wieder in seinen Workflow findet und wieder die gleiche Arbeitsqualität erreicht wie vor der Unterbrechung.
Multitasking ist ein Mythos
Neurobiologische Erkenntnisse zufolge sinkt die Leistungsfähigkeit des Gehirns bei Multitasking auf das Niveau eines achtjährigen Kindes. Insbesondere wird die Leistung um 20 bis 40 Prozent verringert, wenn Aufgaben gleichzeitig statt nacheinander bearbeitet werden.
Hier ein paar Ideen, wie man Unterbrechungen reduzieren kann:
- Ungestörte Arbeitsatmosphäre schaffen: (Privat)Handy leise stellen oder in Flight Modus, E-Mail-Benachrichtigungen stumm schalten, Türe schließen…
- Konzentrationsuhr oder Tischsteher nutzen. Diese dienen für Kolleg:innen als Hinweis, dass Du gerade konzentriert arbeitest.
- Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix priorisieren.
- Pausen sinnvoll nutzen
Pausen nutzen: Die Balance zwischen Anspannung und Entspannung
Gib Deinem Gehirn Pausen, am besten alle 90 Minuten. So beugst Du Stress vor und kommst in den kreativen Fluss.
Kreativität geschieht nicht unter Zeitdruck
Kreative Eingebungen kommen oft unerwartet: Kreative Einfälle können oft in Momenten der Ruhe oder Unbeschwertheit auftreten, wenn der Geist nicht aktiv unter Druck steht.
Daher ist sind Phasen von Spannung und Entspannung so wichtig.
So kannst Du Deine Pause sinnvoll nutzen:
Ich empfehle Dir, eine Sanduhr zu nutzen. (Die gibt es in verschiedene Zeiteinheiten, 5 Minuten zum Beispiel)
Während die Sanduhr läuft, kannst Du die 4-7-8 Atmung machen. 4 Sekunden einatmen, 7 Sekunden halten, 8 Sekunden ausatmen. Das kannst Du so lange wiederholen, bis die Sanduhr „ausgelaufen“ ist.
Gib Deinen Augen eine Pause – steh auf, öffne das Fenster, hol Dir einen Tee und versuche, nicht auf Dein Handy zu schauen. Schenk Dir selbst ein Lächeln. Wusstest Du, dass ein Erwachsener im Durchschnitt 15- bis 20-mal am Tag lacht – ein Kind dagegen 400 Mal.
Durchblick verloren? Schluss mit 100 geöffneten Tabs im Browser
Mal ehrlich, wie viel Tabs sind in Deinem Browser jetzt gerade geöffnet? Vermutlich an die 20 oder mehr. Zu viele geöffnete Tabs wirken sich negativ auf Deine Produktivität aus und stehlen Dir kostbare Lebenszeit. 3-5 geöffnete Tabs sind empfehlenswert. Wenn Du sie nicht mehr benötigst, schließe sie wieder. Tipp: In vielen Browsern kannst Du Dir Lesezeichen und Ordner erstellen – dort speicherst Du ganz einfach die Tabs rein, die Du häufig nutzt. Problem solved… 😊
Acht Minuten Planung am Vortag spart dir eine Stunde Deiner kostbaren Lebenszeit
Bevor es in den wohlverdienten Feierabend geht, nimm Dir täglich ein paar Minuten Zeit, um den nächsten Tag vorzubereiten und zu priorisieren. Damit sparst Du Dir am nächsten Tag eine Stunde Zeit.
Routinen und weitere Empfehlungen
Schlafen: der ideale Schlafrhythmus ist 7-8 Stunden. Schläfst Du weniger, verkürzt das Deine Lebenszeit um 2,5%, auch wenn Du über 10 Stunden schläfst, verkürzt Du die Lebenszeit um 1,5%. Think about it!
Einschlafprobleme? Versuch es mal mit der App Headspace und schau Dir keine nervenzerreißenden Filme an vor dem zu Bett gehen.
Morgenroutine: es gibt nichts Besseres, als mit einer Morgenroutine in den Tag zu starten. Sei kreativ und offen, neue Dinge auszuprobieren. Vielleicht 10 Minuten meditieren, oder Trampolinspringen, Atemübungen, oder Du hörst Dir positive Affirmationen beim Fertigmachen im Bad an. Die Möglichkeiten sind grenzenlos.
Stille-Strategie-Stunde: Diese Stunde ist ganz Dir und Deiner persönlichen und unternehmerischen, kreativen Entwicklung gewidmet. Für was auch immer Du diese Stunde nützt, bleibt Dir überlassen. Blocke am besten wiederkehrende Termine in Deinem Kalender und schalte alle potenziellen Störfaktoren aus.
Musik Alpha Waves: Eine Alphawelle ist ein Signal im Frequenzbereich zwischen 8 und unter 13 Hertz (Hz). Die Aktivität der Gehirnwellen geht automatisch in den langsameren Alphazustand über. Dabei entspannt sich der Geist und die Aufmerksamkeit gegenüber äußeren Einflüssen nimmt ab. Alpha Waves findest Du auf YouTube.
„Getting Things Done“ – Buchtipp
Last but not least unsere Buchempfehlung: David Allen beschreibt in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“, wie man effizient zu arbeitet und die Freude am Leben zurückgewinnt.
- Selbstmanagement für den Alltag
Sein Schlüsselwort: Entspannung. Wer entspannt und überlegt den Tag angeht, wird kreativer, effizienter und wirklich produktiv sein.