Gewisse Tätigkeiten in Bezug auf die Wartung Ihrer IT-Infrastruktur sollten Sie einmal pro Jahr durchführen. Jetzt einmal ehrlich, führen Sie folgende 7 Tätigkeiten regelmäßig durch?
Da gibt es ein Problem. Tätigkeiten die man nur einmal im Jahr durchführen muss geraten oft in Vergessenheit. Diese sind meist Wichtig, aber nicht dringend. Deswegen können diese manchmal im Alltagsstress untergehen und werden nicht durchgeführt.
Mittlerweile sind wir Unternehmer mehr als abhängig von einer funktionierenden IT. Kommt es nun zu einem Ausfall einer IT Infrastruktur Komponente hat dies meist fatale Auswirkungen auf ein Unternehmen. Mitarbeiter können nicht arbeiten, Daten können verloren gehen und viele andere Horror-Szenarien sind möglich. Jeder der schon einmal so einen Fall in seinem Unternehmen hatte, sollte reflektieren was man im Vorfeld anders hätte tun können. Meist ist dies auf bestimmte Tätigkeiten zurückzuführen, welche nicht oder nicht regelmäßig durchgeführt worden sind.
Wir haben für Sie diese Liste der wichtigsten 7 Tätigkeiten erstellt, die einmal pro Jahr durchgeführt werden sollten.
Die 7 wichtigsten Tätigkeiten in Ihrer IT
1. Backup außer Haus
Die richtige Backupstrategie sollte immer das Hauptaugenmerk jeder guten IT Betreuung sein. Haben Sie noch keine Backupstrategie, hilft Ihnen die 3-2-1 Backupregel weiter. Das Wichtigste ist allerdings immer ein Backup auch außer Haus zu haben. Warum? Weil Sie sich somit gegen Brandschäden, höhere Gewalt oder Einbruch schützen können. Die idealste Variante sind regelmäßige Sicherungen in die Cloud. Damit werden einmal pro Woche oder Monat alle Daten in ein Rechenzentrum kopiert und dort aufbewahrt.
Profi-Tipp: Lassen Sie einmal im Jahr ein Backup wiederherstellen. Hier spricht man von einem disaster recovery test und beantwortet die Frage “Was passiert, wenn wirklich der schlimmste Fall eintritt. Welche Auswirkungen hätte dies auf mein Unternehmen“
2. Der USV Test
Eine USV ist eine Stromversorgung und ein Überspannungsschutz für Serversysteme. Sollte es einen längeren Stromausfall geben (Länger als 10 Minuten) sollten die Server automatisch heruntergefahren werden. Somit vermeidet man im Ernstfall einen abrupten Stromverlust welcher bei Servern zu großen Problemen führen kann. Diese USV hat eine Batterie die man einmal im Jahr testen sollte. Der effektivste Test: Schalten Sie den Strom einfach ab und schauen Sie was passiert. (Wir empfehlen natürlich dies nur in Abstimmung mit Ihrem IT Betreuer durchzuführen)
Nur dann wissen Sie ob Ihre USV auch im Ernstfall funktioniert!
3. Ausmisten des Fileservers
Die Datenmengen in Unternehmen werden von Jahr zu Jahr immer umfangreicher. Je mehr Ihre Datenmenge anwächst umso mehr Platz benötigen Sie auf Ihren Servern und umso mehr Speicher benötigen Sie auf Ihren Backupmedien. Befreien Sie einmal pro Jahr Ihren Datenspeicher und archivieren Sie nicht mehr benötigte Daten. Immer volle Festplatten auf Computer oder Server kann auch die Lebensdauer der Geräte stark verringern. Deswegen empfehlen wir den Einsatz von kleinen NAS-Stationen.
Achtung! Auch hier gilt, haben Sie immer zwei Kopien von Ihren Daten!
4. Archivieren Sie Ihre E-Mails
Aufgrund der täglichen E-Mail Flut häufen sich auch hier größere Datenmengen. Ein großer Nachteil bei einer zu großen Anzahl von E-Mails ist, dass das E-Mail Programm immer langsamer und schlechter funktioniert. Archivieren Sie einmal pro Jahr Ihre Daten in ein Archiv (Pst-Datei). Diese können Sie dann auf Ihren Datenspeicher ablegen. Benötigen Sie alte E-Mails, ist durch das Einbinden der Archive ein Zugriff meist rasch gewährleistet.
5. Inventarisieren Sie Ihre IT
Im Alltag kann es vorkommen dass ein Gerät nicht in eine zentrale Inventarliste eingetragen worden ist. Der Vorteil von IT Inventarlisten ist es, dass die Geräte leicht und zentral gesteuert werden können. Somit kann man ablesen wann Geräte getauscht oder Softwarelizenzen erneuert werden müssen. Deswegen empfehlen wir auf jeden Fall, einmal im Jahr eine Inventarisierung der vorhanden Hardware und Software vorzunehmen. (Das Suchen bzw. recherchieren von Softwarelizenzen kann Stunden und Tage dauern. Das bedeutet Aufwand und Kosten, die Sie vermeiden können.)
6. Erwartete Investitionen für das kommende Jahr ermitteln
Nachdem Sie die Inventarisierung durchgeführt haben, kann man sich nun den zu erwartenden IT-Investitionen widmen. Somit vermeiden Sie überraschend große Investitionen und Sie können diese rechtzeitig kalkulieren und planen.
Erheben Sie rechtzeitig eventuell notwendige Wartungskosten oder Investitionen!
7. Verträge neu verhandeln
Aus unserer Erfahrung macht es auch Sinn, eine Liste aller Verträge zu führen. Dies können Verträge der Handys, der Internetdomäne usw. sein. Was daran so wichtig ist? Sie sparen Geld. Am Ende einer Laufzeit kann es sinnvoll sein, Verträge neu zu verhandeln. Die meisten Anbieter sind hier gesprächsbereit. Es sollte auch darauf geachtet werden, dass bestimmte Verträge nicht automatisch enden. (z.B.: Wartungsverträge) Sie würden nicht glauben, wie viele Probleme bei Nicht-Durchführung dieses Punktes entstehen können.
Fazit: Ich hoffe wir konnten zeigen das es auch in der IT Welt, einige Tätigkeiten gibt welche Sie einmal pro Jahr unbedingt durchführen sollten. Wir empfehlen Ihnen, sich selbst eine Checkliste anzulegen und diese einmal im Jahr durchführen. Legen Sie diesen Zeitpunkt unbedingt schriftlich fest und tragen Sie sich diesen in Ihren Kalender ein. Proaktiv zu handeln zahlt sich immer aus!
Über den Autor:
Sebastian Prohaska ist Inhaber der Firma ithelps aus Wien. Er und sein 5 köpfiges Team haben sich auf die Bereiche der IT Betreuung, Webseiten (Joomla) und Business Blogging spezialisiert. Neben seiner Arbeit liebt er es im schönen Eichgraben mit seinen 4 Hunden unterwegs zu sein. Lerne ihn und sein Team hier kennen.
Lieber Sebastian,
danke für diese Liste. Werden nun bestimmte Punkte durchführen.
Alles Liebe,
Monika