Maria Husch: Strategien für Ordnung im Unternehmen

Strategien für mehr Ordnung und wie sie auf den Betriebserfolg wirken

Wie sieht Ihr Ordnungsleben im Büro aus? Da gibt’s einerseits die klinischen Büros mit minimalistischer Einrichtung, Clean-Desk-Strategien, viel Glas und Grau und maximal ein paar wenigen, einheitlichen Dekorationsgegenständen. Andererseits ein Büro, das man kaum betreten kann. Am Boden stapeln sich die Papierstöße. Die Mitarbeiter sind vor lauter Ware und sonstigen Dingen nicht mal zu sehen. Zwei extreme Beispiele. Sie liegen hoffentlich dazwischen? Gibt’s trotzdem noch Bedarf für eine neue Strategie in Ihrer Büroordnung?

Warum ist Ordnung so wichtig und was hat sie mit dem Erfolg zu tun?

Regelmäßiges Zusammenräumen und Aussortieren macht Sinn und zwar auch dann, wenn eigentlich nie fremde Leute ins Büro kommen. Da sind einerseits die bekannten Gründe, dass man einfach leichter Dinge findet, Zeit und somit auch Geld spart. Ordnung hat aber noch andere Wirkung:

  • Struktur im Raum fördert die Struktur im Unternehmen. Gibt es hier Aufholbedarf unterstützt Ordnung optimal beim Konzipieren und Implementieren von neuen Unternehmensabläufen. Das hat wesentliche Auswirkungen auf Mitarbeiter, die Dienstleistungen, auf die Kundenbeziehungen und somit den Erfolg.
  • Altes Loslassen und Entrümpeln, schafft Platz für Neues. Da geht’s um neue Ideen, neue Kooperationen, neue Produkte, neue Kunden und somit auch neuen Umsatz. Meine Beratungen zeigen immer wieder, dass Entrümpeln eines der Hauptthemen im Raum ist, wenn es um mehr Geschäftserfolg geht. Besonders traditionelle Unternehmen, denen es wirtschaftlich schlecht geht horten meist Altlasten.
  • Ein geordneter erster Eindruck wirkt auf alle „Bewohner“ im Unternehmen. Die Wirkung auf Kunden ist vielen klar, aber die Wirkung auf Mitarbeiter und Unternehmer ist oft noch entscheidender. Wenn man in ein frisches Büro kommt, dann schafft dies ein positives Gefühl und Freude. Die Motivation, die Arbeitsleistung steigt und somit wieder der Erfolg. Der ständige Gedanke: „Das gehört eigentlich gemacht!“ fällt weg.
  • Ordnung bringt Klarheit. Oft sind im Unternehmen Dinge von Altlasten verschleiert. Aufräumen im Raum führt zu Antworten und erleichtert die Entscheidungsfindung. Frischer Wind zieht im Raum, im Unternehmen ein und fördert wieder den Erfolg.

Das Bewusstsein, was Ordnung wirklich bewirkt ist der erste Schritt. Geben Sie daher dem Thema die Aufmerksamkeit, die auch andere Unternehmensabläufe haben. Nehmen Sie sich bewusst Zeit dafür – Zeit für den Unternehmenserfolg.

Im Alltag ist es oft schwer, denn die Motivation nach einem anstrengenden Arbeitstag fehlt. Hier einige Tricks, damit es auch garantiert leichter geht.

Ordnungs-Ziel sichtbar machen!

Wie jedes andere Ziel, können Sie auch das Thema Ordnung behandeln. Setzen Sie sich hier Termine, schauen Sie, dass es realistisch ist und alle im Unternehmen begeistert. Es ist sinnvoll, dies auch als Jahresziel aufzunehmen und dann im Raum zu visualisieren. Geben Sie der Ordnung einen Raum in dem Sie das Thema auf Mitarbeiterinformationen, Pinnwänden oder in ein paar kreativen Bildern an der Wand ansprechen. Ein witziger Spruch kann jeden Schreibtisch auf Ordnung programmieren.

Nutzen Sie die Raumgestaltung!

Auch die Raumgestaltung kann aktiv beim Aussortieren und Ordnung halten helfen. Je klarer und einheitlicher das Design, desto einfach ist es, dranzubleiben. Denken sie an ganz metallische Räume mit grauen Betonwände, Metallmöbeln aus Edelstahl, ganz klaren Linien und sehr wenig Inhalt. Hier ist es leichter Ordnung zu halten. Ein Extrembeispiel, aber viel ist auch im bestehenden Büro mit wenig Aufwand möglich. Ein frischer Anstrich, das geradlinige Umstellen der Möbel, die Strukturierung aller Dekoration unterstützt ungemein.

Praktisch muss es sein!

Natürlich sind die optimalen Abläufe auch zu hinterfragen. Die Einrichtung muss 100% praktisch sein, damit man auch wirklich Ordnung hält. Über Jahre haben sich in vielen Unternehmen Abläufe in Sachen Ablage entwickelt und wurden nicht hinterfragt. Nehmen Sie sich Zeit und hinterfragen Sie diese im Team oder mit Beratern. Die Sicht von einer außenstehenden Person bringt hier oft neue Ideen.

Deko für mehr Struktur!

Auch Kleinigkeiten wie die Beschriftung der Ordner, die einheitliche Gestaltung von Dekorationen bis hin zu den Blumentöpfen fördert die Ordnung. Was in großen Unternehmen manchmal übertrieben wird und keinen Freiraum mehr für Individualität lässt, wird in kleinen Unternehmen oft vergessen. Jedes Bild an der Wand kann Struktur zeigen, geradlinig und einheitlich hängen und somit Klarheit schaffen. Je strukturierter sie hier vorgehen, desto einfacher ist es dann im Alltag auch dranzubleiben. Übrigens gibt’s in fast jedem Unternehmen Menschen, die Ordnung wirklich lieben. Nutzen Sie deren Talente und übergeben Sie ihnen die Ordnungs-Projekte und binden Sie sie in der Raumgestaltung ein.

Aussortieren aber wie!

Je mehr Sie an alten Dingen aussortieren, desto mehr Platz und Freiraum ist für Neues. Oft heben wir alte Dinge auf, weil wir Erinnerungen haben. Außerdem: „Das könnten wir ja nochmal brauchen!“ Gerade im Büro gibt’s viel altes Wissen gespeichert in Büchern, alten Konzepten & Co. Wissen stärkt jeden Mitarbeiter und somit das ganze Gefüge. Sind die Menschen und das Unternehmen anders sichtbar, brauchen Sie nicht so viel Altes aufheben. Machen Sie die Mitarbeiter gut sichtbar, fördern Sie sie und das Loslassen wird leichter fallen. Übrigens ab und zu sind gemeinsame Entsorgungsaktionen sehr sinnvoll. Sie können das Unternehmensklima stärken. Gemeinsam fällt das Aussortieren oft leichter. Erinnerungsstücke können auch mal als Foto aufgehoben werden. Das Büro sollte kein Museum werden, denn ein innovatives Unternehmen wird nur dann erfolgreich sein, wenn auch das Büro frisch ist.

Holen Sie sich Unterstützung!

Wenn Sie Ordnung wie eine Unternehmsaufgabe sehen, dann liegt auch das Thema Outsourcing nahe. Das beginnt bei der Bestandsaufnahme und bei Einrichtungsberatung. Investieren Sie in Beratung und so in Erfolg. Gerade wenn es etwas kostet, setzt man oft mehr um. Außerdem bekommen Sie eine externe Sicht. Es geht aber auch ums Anpacken. Je nachdem welche Bereiche betroffen sind können Sie hier vom Reinigungspersonal über Steuer- und Unternehmensberater bis zu einer Entrümplungsfirma Spezialisten engagieren. Hilfe kann auch in Ihrem Unternehmen sein, z.B. die Kollegen oder eine andere Abteilung. Auch bei Ein-Personen-Unternehmen könnten Sie sich mit Partnern gegenseitig unterstützen oder auch Ihre Freunde zu einer Ordnungsparty einladen.

Wann kann es auch zu viel werden?

Ordnung und Struktur im Unternehmen kann jedoch auch zu viel werden. Einerseits sind zu klinische Räume oft eine Bremse für Kreativität und Wachstum. Es kommt einfach nichts mehr in Bewegung und die Stagnation zieht ein. Zu viel Ordnung und die Richtlinien dazu schränken weiters die Menschen und deren Persönlichkeit ein. Und es gibt sie tatsächlich, die Unternehmen wo Mitarbeiter nicht einmal den eigenen Lieblingskugelschreiber verwenden dürfen. Clean-Desk-Policy ist sehr modern und führt aus meiner Erfahrung oft zu Unmut bei den Menschen. Essentiell ist aber auch, dass die Mitarbeiter so keinen Raum mehr einnehmen – und zwar wirklich Raum am Arbeitsplatz. Trotzdem sollen sie vollen Einsatz zeigen und lang im Unternehmen bleiben. Ein Zwiespalt, der sich wieder auf den Erfolg auswirkt.

Ich lade Sie ein zur Bestandsaufnahme Ihrer Ordnung. Gehen Sie bewusst durch die Räume und nehmen Sie einmal wahr, wie es wirklich aussieht. Wie sieht’s im Vergleich bei den erfolgreichen Geschäftspartnern aus? Wie sieht’s bei Ihnen Zuhause aus? Was würden Sie sich eigentlich wünschen? Machen Sie dann eine Strategie und planen Sie die gemeinsame Umsetzung. Und dann: Feiern Sie nach getaner Arbeit.
Alles Liebe, viel Freude und frischen Wind im Büro wünscht Maria Husch


Maria Husch_PortraitMaria Husch ist Einrichtungs- und Feng Shui-Beraterin und gibt im Heller Clan Blog regelmäßig Tipps und Tricks, wie Sie Ihre Räume zu Räumen für Glück und Erfolg gestalten. Ihre Kunden unterstützt sie mit Raumcoaching (individuelle Kurzberatungen), Raumdesign (Gesamtkonzepten) und Raumoptimierung (ganzheitliche Feng Shui-Beratungen) im Wohnraum und Arbeitsraum. www.nookinteriors.at

© Fotos: Maria Husch

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