Vereinsfeste: Wann müssen Sie Helfer*innen anmelden?

Vereinsfeste: Wann müssen Sie Helfer*innen anmelden?

Frühlingsfest, Feuerwehrfest, Sportfest, Weinfest und Glühweinstandl. Vereinsfeste haben immer Saison. Das ist Grund genug sich einmal genauer mit der folgenden Frage auseinanderzusetzen:

Müssen die Helfer*innen, die für die Vereine bei Vereinsfesten tätig werden, eigentlich angemeldet werden? Und sind etwaige Einkünfte dann steuerpflichtig?

Nun, das hängt von den tatsächlichen Umständen ab – wie immer im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Denn ob eine „Dienstnehmereigenschaft“ vorliegt und die Helfer*innen bei der Gebietskrankenkasse angemeldet werden müssen, wird je nach Einzelfall beurteilt.

Entscheidend sind bei dieser Beurteilung die folgenden Fragen:

1. Gibt es eine Entschädigung für die Leistung?

Fall 1: Es gibt eine Entschädigung

In diesem Fall sind die Helfer*innen bei der Gebietskrankenkasse anzumelden. Die Einkünfte sind auch steuerpflichtig.

Was gilt als Entschädigung?
Pauschalen, ein Stundensatz, Trinkgelder aber auch Sachbezüge (z.B. Gutscheine).

Wichtige Details:

  • Speisen und Getränke, die von den Helfer*innen während des Festes konsumiert werden, fallen nicht unter den Sachbezug!
  • Trinkgelder, die direkt in die Vereinskasse fließen gelten aus Sicht der Sozialversicherung bei den Helfer*innen nicht als Entgelt!

Fall 2: Es gibt keine Entschädigung

In diesem Fall wird angenommen, dass es sich bei der Tätigkeit um Freundschafts- bzw. Gefälligkeitsdienste handelt. Diese werden ohne Verpflichtung, zeitlich sehr beschränkt und unentgeltlich erbracht.

Eine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse ist in diesem Fall nicht erforderlich, ebenso gibt es keine Steuerpflicht.

2. Müssen auch mithelfende Vereinsmitglieder und Familienangehörige angemeldet werden?

Grundsätzlich gilt auch für Vereinsmitglieder und deren Familienangehörige, dass der Bezug von Entgelt eine Anmeldung zur Pflichtversicherung erforderlich macht und auch eine Steuerpflicht begründet.

ABER

  • Bei helfenden Vereinsmitgliedern wird davon ausgegangen, dass sie freiwillig und unentgeltlich bei den Vereinsfesten tätig werden. Damit entfallen Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse und Steuerpflicht.
  • Wenn Familienangehörigen und Verwandten von Vereinsmitgliedern ebenfalls freiwillig und unentgeltlich mithelfen, ergibt sich auch daraus kein Dienstverhältnis.

Achtung: Wenn Familienangehörige ein Entgelt erhalten, dann liegt sehr wohl ein Dienstverhältnis vor. Eine Anmeldung ist somit erforderlich.

Tipp: Damit Sie im Falle eine Kontrolle auch nachweisen können, dass die Helfer*innen unentgeltlich und kurzfristig Leistungen erbracht haben, ist eine schriftliche Vereinbarung sinnvoll – aber nicht zwingend erforderlich.

3. Was ist, wenn Mitarbeiter*innen des Vereins bei einem Vereinsfest mithelfen?

Die Mithilfe bei einem Vereinsfest durch Personen, die bereits in einem Dienstverhältnis zu dem Verein stehen, kann ebenfalls ohne (zusätzliche) Entgeltzahlung und Beitragsleistung erfolgen, wenn:

  • Die Tätigkeit freiwillig, nicht während der Arbeitszeit und unentgeltlich erfolgt UND
  • Es sich bei der freiwilligen Tätigkeiten im Rahmen des Festes nicht um die gleiche Tätigkeit handelt, die die Person auch üblicherweise für den Verein erbringt.

Ein Beispiel:

  • Wenn die Vereinssekretärin beim Vereinsfest an der Schank tätig wird, ist das nicht die gleiche Tätigkeit, die sie normalerweise beim Verein ausübt à keine zusätzliche Beitragsleistung.
  • Wenn die Reinigungskraft des Vereins auch die Reinigung vor und nach dem Fest übernimmt, entspricht das ihrer üblichen Tätigkeit à es kommt zu einer zusätzlichen Entgeltzahlung und Beitragsleistung.

Was ist, wenn Gastronomiebetriebe bei Vereinsfesten eingebunden werden?

Für die freiwilligen Helfer*innen, die unentgeltlich für den Verein tätig werden ändert sich nichts.

Wenn aber die Helfer*innen für den Gastronomiebetrieb tätig werden, dann wird davon ausgegangen, dass ein Dienstverhältnis mit dem Gastronomiebetrieb vorliegt und eine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse wird erforderlich.

 Ein Beispiel:

Ein Gastronomiebetrieb wird bei einem Vereinsfest für die kulinarische Versorgung der Gäste hinzugezogen. Mit zwei angestellten Köchen bereitet er vor Ort Hausmannskost zu.

  • Das Servieren der Speisen wird von Vereinsmitgliedern übernommen, unentgeltlich und freiwillig.
  • Bei den angestellten Köchen liegt ein Dienstverhältnis zum Gastronomiebetrieb vor. Bei den Vereinsmitglieder liegt kein Dienstverhältnis vor.

 

Beitragsfoto: Chris Lawton auf Unsplash

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