so geht ordentliches Rechnungswesen

….So vermeiden Sie Denkfehler und Irrläufer im Rechnungswesen

Fünf weitere Denkfallen aus der „Schmankerl-Kiste“ von Heller Consult

Bereits in unserem Artikel “Irrglauben in der Buchhaltung” haben wir einige Fauxpas aus dem Unternehmensalltag vorgestellt. Wir präsentieren noch einige weitere Fehler, die uns immer wieder unterkommen. Fehlinterpretationen, Trugschlüsse, kleine Schnitzer aus den Bereichen Rechnungslegung und Buchhaltung.

Schöpfen Sie aus unserer Erfahrung und vermeiden Sie in Ihrem Interesse diese Denkfehler und Ausrutscher:

Irrglaube 1: Morgen ist auch noch ein Tag – Buchhaltung muss nicht gleich gemacht werden.

Sie machen sich selbständig und haben alle Hände voll zu tun?

Aufträge an Land ziehen, Präsentationen und Angebote erstellen, am eigenen Webauftritt basteln, Kunden betreuen, Aufträge abarbeiten…Vorsicht: Blenden Sie Ihre Buchhaltung nicht aus!

Wenn Sie diese jetzt ordnungsgemäß machen, dann haben Sie später weniger Unannehmlichkeiten – oder (cashmäßig betrachtet) Säumniszuschläge: Diese kommen dann zu tragen, wenn Unterlagen nicht zeitgerecht abliefert wurden. Ja, sicher, Sie haben einiges am Hut, sind viel beschäftigt, stehen unter Zeit- und Erfolgsdruck. Schieben Sie dennoch die Buchhaltung nicht vor sich hin. Unser Tipp: Stellen Sie sich in Ihrem Online-Kalender einen festen monatlichen Termin ein, mit einem Erinnerungsalarm. Ein Rendezvous mit Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie Unternehmer sind, könnte das vielleicht Rosie Huntington-Whiteley sein. Mein persönlicher Favorit für mich als Frau ist James Bond: Daniel Craig. Ein regelmäßiges Date mit dem Finanzminister wird Sie allerdings nicht so inspirieren. Gehen Sie bei diesem regelmäßigen Dating Ihre Unterlagen durch und sortieren Sie Ihre Belege. Halten Sie sich daran. Hören Sie dazu entspannende Musik.

Denkfehler 2: Vertrauen reicht: Kontrolle ist unnötig; Rechnungen verschicken – und den Geldeingang nicht prüfen

Nicht jeder Kunde zahlt zeitnah und zuverlässig. Manche Rechnungen werden auch übersehen. Gelegte Rechnungen werden als Erlöse verbucht und sofort besteuert (sofern Sie eine doppelte Buchhaltung führen). Trotzfehlender Einnahmen erhöhen diese Ausgangsrechnungen Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Das Geld fehlt in der Kasse. Die  laufenden Kosten brauchen allerdings diese Deckung. Wer seine Finanzen nur sporadisch kontrolliert oder sogar gar nicht, kann böse Überraschungen erleben. Plötzlich wird der Kunde insolvent. Und Sie schauen durch die Finger. Ein „Wird scho‘ passen“ ist hier nicht angebracht.

Was ist eine Lösung? Ein finanzieller Polster ist ratsam und sinnvoll. Rechnen Sie bei einem Viertel bis zu einem Drittel Ihrer Ausgangsrechnungen mit Zeitverzögerungen, vielleicht sogar mit Widersprüchen und Überraschungen. Konditionieren Sie sich, die Zahlungseingänge regelmäßig zu prüfen und überfällige Rechnungen einzumahnen.

Fehleinschätzung 3: Angst vorm Preis: Weniger ist doch nicht immer mehr!

Verspüren Sie manchmal Angst vor dem Kundeneinwand: Sie sind zu teuer, geht da nicht noch etwas? Wir stellen dies besonders bei Jungunternehmern fest. Die eigene Leistung traut man sich nicht zu klaren Preisen anzubieten, manche befürchten, zu teuer zu sein. Aber was bedeutet eigentlich „zu teuer“? Sie gehen mit dem Preis runter, um potentielle Kunden nicht zu verschrecken? Sie haben das Gefühl, es hätte durchaus mehr sein können. Und dann sind Sie begreiflich demotiviert.

Fragen Sie den Preisexperten: Roman Kmenta. Lesen Sie sein Artikel zum Thema Preis . Das wird Sie aufbauen, doch mehr zu verrechnen.

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Selbsttäuschung 4: Mathematik gibt es nur in der Schule – Prozentrechnen muss nur der Computer können

(Prozent-)Rechnen ist im Unternehmensalltag extrem wichtig. Und auch Kopfrechnen, Berechnungen überschlagsmäßig machen, ein Gefühl für Zahlen und Preise zu bekommen.

Besonders, wenn es um Ihren Deckungsbeitrag, Ihre Marge geht. Marge??? Der Deckungsbeitrag ist jener Betrag, welcher nach Abzug der direkten (auch als variabel bezeichneten) Kosten von den erzielten Nettoerlösen übrig bleiben sollte, um die Fixkosten zu „decken“ und noch einen Gewinn zu erzielen. Der Deckungsbeitrag (DB) drückt die Rentabilität des Unternehmens aus; er wird absolut in Euro oder relativ in Prozent angegeben, also im Verhältnis zu den variablen Einstandskosten oder zum Verkaufspreis. Da ist die erste mathematische Hürde zu meistern – bei den Begriffen „i.H., v.H. und a.H.“ (in hundert, von hundert und auf hundert). Prozentrechnen ist doch ganz easy.

Was setze ich mit 100% an – den Verkaufspreis (netto oder brutto, d.h. inkl. Umsatzsteuer), den Einstandspreis mit und ohne USt (z.B. Wareneinkauf inkl. Bezugskosten) oder die rechnerische Differenz?

So kann ein Unternehmer berechnen, welcher Ertrag durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen nach Abzug aller Kosten erzielt wurde. Vereinfacht lässt sich der Deckungsbeitrag so darstellen:

%

Nettoerlös/Verkaufserlös

1.000 100%
– Direkte Kosten (Einkauf/Produktion) -350 -35%
=Deckungsbeitrag (Marge/Handelsspanne) 650 65%

Hier werden die direkten Kosten und der DB v.H. (= von hundert) berechnet, d.h. 100% ist der Netto-Verkaufserlös.

Kennen Sie schon unser Gewinnradar? Hier finden Sie Tipps, wie Sie dieses einsetzen können. https://blog.hellerconsult.com/das-gewinnradar/

Regeln im Business? Im Einkauf liegt der Gewinn! Diese alte Kaufmannsweisheit mag überholt klingen, mit Bedacht eingesetzt hilft sie Ihnen zu einer optimierten Rentabilität.

Trugschluss 5: Nicht auf die Kosten zu achten

Um Waren zu produzieren oder fertige Produkte zu verkaufen, bedarf es weiterer Ressourcen – diese lassen sich in den direkten (oder variablen) Kosten abbilden.

Die direkten Kosten umfassen sämtliche Positionen, die für die Umsatzerzielung bzw. Leistungserbringung erforderlich sind:

  • Wareneinkauf inkl. Bezugskosten
  • Rohstoff- und Materialeinsatz
  • Fremdleistungseinsatz
  • variable Personalkosten
  • variable Drittkosten
  • sonstige proportionale/variable Kostenbestandteile.

Unter Fixkosten (auch fixe Kosten oder beschäftigungsunabhängige Kosten) versteht man jene Posten in einer Periode, die auch dann anfallen, wenn ein Unternehmer keinen Umsatz erzielt oder keine Produkte erzeugt.

Im Zeitverlauf sind alle Kosten variabel. Fixe Kosten können nicht sofort abgebaut werden, sondern bedürfen einer gewissen Wartezeit, z.B. Mietverträge haben eine Kündigungsfrist, Mitarbeiter können arbeitsrechtlich nicht sofort freigesetzt werden, Lieferverträge laufen bei deren Auflösung noch eine Zeit lang nach.

Fixkosten passen sich nicht proportional an den Verkaufs- oder Produktionslauf, an Ihre Auslastung, an Ihre Geschäftsentwicklung an, sondern steigen meist mit einem „Sprung“. Daher spricht man von sprungfixen Kosten: die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters, die Anmietung neuer Räumlichkeiten, der Kauf zusätzlicher Maschinen oder EDV-Geräte zählen zu diesen sprungfixen Kosten.

Erzielt ein Unternehmer,  eine Unternehmerin in einer Periode keine Umsatzerlöse erzielt, so müssen die Fixkosten dennoch bezahlt werden. Dann sind die Fixkosten bei Null-Umsatz gleich dem Periodenverlust.

Übrigens, kennen Sie eine der Goldenen Regeln im Business? Im Einkauf liegt der Gewinn! Diese alte Kaufmannsweisheit mag überholt klingen, mit Bedacht eingesetzt hilft sie Ihnen zu einer optimierten Rentabilität.

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