Nachregistrierung

Registrierkasse registriert – Was nun?

Nun ist der April schon wieder vorbei. Inzwischen sollten es auch die „Nachzügler“ geschafft haben, Ihre Registrierkasse in Finanzonline zu registrieren.
Aber was jetzt? Welche Pflichten hat der Unternehmer? Oder ist es damit schon getan?

Aufbewahrungspflichten

Neben der gewissenhaften Erfassung der Barumsätze gibt es folgende Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflichten.

  • Monatlich

ist nach der Erfassung der letzten Bareinnahme das Monatsprotokoll/der Monatsabschluss auszudrucken und – wie jeder andere Beleg auch – aufzubewahren.

  • Quartalsweise

ist zudem das vollständige Datenerfassungsprotokoll auf einem externen Medium (Stick, externe Festplatte) unveränderbar zu speichern, dieses ist aufzubewahren.

  • Jährlich

ist ein Jahresbeleg zu erstellen, nachdem der letzte Beleg des Jahres erfasst ist. Neben Ausdruck und Aufbewahrung muss dieser bis spätestens 15. Februar in Finanzonline geprüft werden – erprobte Unternehmer kennen dieses Szenario ja schon vom Startbeleg. Natürlich unterstützen wir Sie gerne wieder tatkräftig.

Was muss ich beachten, wenn meine Registrierkasse ausfällt?

Nun, hier ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob es sich um einen „nur vorübergehenden Ausfall“ oder eine „dauerhafte Außerbetriebnahme“ handelt.

Man versteht unter einem „nur vorübergehenden Ausfall“ Störungen, die zu einer Unterbrechung von nicht länger als 48 Stunden führen – also etwa bei einem Stromausfall oder Wartungsarbeiten. In diesem Fall ist keine gesonderte Meldung nötig.

Hingegen ist ein länger anhaltender Ausfall ohne unnötigen Aufschub über Finanzonline bekannt zu geben – „ohne unnötigen Aufschub“ bedeutet zumindest längstens binnen einer Woche. Bitte informieren Sie uns gegebenenfalls umgehend, wir werden dies gerne für Sie erledigen.

Was mache ich mit Barumsätzen, die während einer Störung eingenommen werden?

Hier bestimmt der Erlass sehr unternehmerfreundlich, dass „…..bei jedem Ausfall einer Registrierkasse die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen sind…..“.

Nun kann ich mir gut vorstellen, dass nicht jeder Unternehmer eine „Ersatz-Registrierkasse“ bei der Hand hat. Gott sei Dank sieht der Erlass auch hier eine Lösung vor:

Sollten Sie also einen Systemausfall haben – vorübergehender oder dauerhafter Natur – sind während des Ausfalls die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Anhand dieser Duplikate können nach der Fehlerbehebung die Einzelumsätze nacherfasst werden. Die Zweitschriften der Zahlungsbelege sind aufzubewahren.

Die Nacherfassung darf auch in Form eines Tagessammelbelegs erfolgen, sofern aus diesem zumindest die laufenden Nummern des ersten und letzten händisch erstellten Belegs sowie die Summenbeträge aller betroffenen Belege zweifelsfrei hervorgehen.

Die Störung ist vorbei

Auch das Ende jedes gemeldeten dauerhaften Ausfalles ist über Finanzonline ohne unnötigen Aufschub bekannt zu geben. Sollte es nicht herausstellen, dass Ihre Registrierkasse nicht mehr in Betrieb genommen werden kann – weil diese zum Beispiel endgültig kaputt ist, müssen Sie eine Außerbetriebnahme melden.

Betriebseinstellung

Ein weiterer Anwendungsfall der Außerbetriebnahme wäre beispielsweise die Aufgabe Ihres Betriebes. In diesem Fall ist ein Schlussbeleg auszudrucken oder elektronisch zu erstellen und – gemeinsam mit dem sichergestellten Datenerfassungsprotokoll aufzubewahren.

Auch hier ist eine Meldung via Finanzonline notwendig.

Sie haben noch weitere Fragen zur Registrierkassenpflicht? Gerne können Sie zu einem kostenlosen Erstgespräch bei uns vorbeischauen.

Haben Sie noch Fragen dazu?

Kontaktieren Sie uns: +43 1 310 60 10 52 oder info@hellerconsult.com