Mitarbeiter zu einem besseren Zeitmanagement führen

“Meine Mitarbeiter sind nicht produktiv genug.”, wie oft hat Thomas Mangold diesen Ausspruch schon gehört. Dabei ist es gar nicht so schwer, seine Mitarbeiter produktiver, effizienter und effektiver zu machen. Dafür muss ich als Führungskraft allerdings die Grundlagen schaffen, Regeln erstellen, an Zielsetzungen arbeiten, sowie für Fort- und Weiterbildung sorgen. Als Gastautor schreibt er wie das geht:

Grundlagen für Produktivität schaffen

Bevor Sie sich Gedanken darüber machen, wie Ihre Mitarbeiter produktiver werden, sollten Sie überlegen, welche Voraussetzungen Sie schaffen können. Auf einem steinharten Ackerboden wird vermutlich nur selten ein Weizenkorn zu sprießen beginnen, auf einem gut geackerten und gedüngten Feld wird das problemlos passieren.

Dazu werfe ich hier einfach mal ein paar Ideen in den Raum:

  1. Fokuszeiten:
    Haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, hoch fokussiert und hoch konzentriert zu arbeiten? Dürfen sie mal in den Flugmodus gehen, oder sich an einen ruhigen Ort zurückziehen? Oder müssen sie ständig erreichbar sein und auf E-Mails spätestens nach 10 Minuten antworten?
    Je mehr Fokuszeit Sie Ihren Mitarbeitern geben, umso produktiver werden diese sein!
  2. Arbeitsumgebung:
    Wie ist der Geräuschpegel in Ihrem Büro? Wie sind die Büros eingerichtet? Sprich: Ist es im Arbeitsumfeld Ihrer Mitarbeiter überhaupt möglich konzentriert zu arbeiten?
    Oft reichen schon ein paar kleine Änderungen (Pflanzen, Schallschutzbilder, Trennwände) und schon schießt die Produktivität in die Höhe.
  3. Team-Kollaborations-Tools:
    Haben Sie solche überhaupt im Einsatz, oder kommunizieren Ihre Mitarbeiter noch immer über E-Mail und Telefon? Tools wie Meistertask, Asana, Slack und Evernote sind optimal für das Arbeiten in Teams ausgelegt und bieten die Grundlage im Produktiv an den einzelnen Aufgaben im Team arbeiten zu können.
  4. Automatisierungen:
    Die Digitalisierung hat den enormen Vorteil, dass anstrengende und langweilige Routineaufgaben gar nicht mehr von Mitarbeitern erledigt werden mü Falls Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie sich mit Tools wie zum Beispiel IFTTT und Zapier beschäftigen.

Nehmen Sie sich am besten mal einen Vormittag lang Zeit und überlegen Sie, was Sie Ihren Mitarbeitern bieten können, um produktiver und effizienter zu werden. Dieser Zeiteinsatz wird sich tausendfach lohnen!

Regeln

Empfehlungen und Wünsche sind gut, aber Regeln sind meistens die bessere Wahl.

Das erste was ich verlange, wenn ich in einem Unternehmen für mehr Produktivität sorgen soll, sind die Kommunikationsregeln. Was ich in den meisten Fällen ernte, sind lange Gesichter.

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Knowledge Worker ca. 80% seiner Arbeitszeit mit dem Kommunizieren verbringt? Und haben Sie sich die entsprechenden Lohnkosten dazu schon mal ausgerechnet? Mit klaren Kommunikationsregeln wird dieser Prozentsatz massiv fallen.

Hier möchte ich vor allem zwei Beispiele herausstellen, bei denen sich Regeln massiv lohnen:

Meetings:

Frage Nummer zwei, wenn ich in ein Unternehmen komme: “Haben Sie Meeting-Regeln?” Standardantwort: “Irgendwas haben wir da mal zusammengeschrieben, müsste ich suchen!” Mit guten Meeting-Regeln können Sie bis zu 50% an Zeit für Meetings einsparen. Übrigens: Wussten Sie, dass Sie bis zu 25% der Zeit für Meetings sparen können, wenn Sie Ihre Meetings im Stehen abhalten?

E-Mails:

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit dem Bearbeiten von E-Mails? Laut einer McKinsey Studie aus dem Jahr 2012 verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 30% seiner Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Dieser Prozentsatz dürfte sich von 2012 bis heute eher erhöht als erniedrigt haben. Auch hier lohnt sich eine Umrechnung in Lohnkosten. Und es lohnen sich Regeln, wie zum Beispiel keine firmeninternen E-Mails, Posteingang nur 2x täglich öffnen und sonst geschlossen halten, kurz und bündig halten, usw.!

Ich bin kein Verfechter davon, für alles Regeln zu haben, aber sinnvoll eingesetzt können Regeln die Produktivität Ihrer Mitarbeiter massiv steigern.

Zielsetzung

Sich Ziele zu setzen, sorgt fast schon automatisch für Produktivität. Vor allem wenn mit dem Setzen von Zielen auch das richtige Setzen von Prioritäten einher geht. In vielen Firmen ist Montags Vormittag der Zeitpunkt für das wöchentliche Jour Fixe. Was bei einem solchen nie fehlen darf, sind zwei Dinge:

  1. Zielsetzung: Wer macht was bis wann?
  2. Veröffentlichung der Ziele

Es gibt keine Aufgabe, kein Projekt und kein Ziel, in dem nicht vollkommen klar kommuniziert wird, wer was bis wann zu erledigen hat. Kaufen Sie sich ein großes Whiteboard und veröffentlichen Sie diese Ziele. Das sorgt für Verpflichtung.

Auf diesem Whiteboard ist für jeden Mitarbeiter eine Spalte reserviert, in der seine Wochenziele formuliert sind. Hat er (oder sie) ein Ziel erreicht, darf er/sie es durchstreichen. Am Freitag sollten dann bestenfalls alle Ziele durchgestrichen sein!

Zielsetzung und Commitment sind tolle Hebel, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu heben.

Fort- und Weiterbildung

Neben der fachspezifischen Fort- und Weiterbildung sollten Sie Ihre Mitarbeiter vor allem in Ihrem Selbstmanagement schulen. Dazu bestehen drei Möglichkeiten:

  1. Geben Sie in jedem Jour Fixe einen Tipp zum Thema Produktivität. Das müssen nicht zwangsweise immer Sie als Führungskraft machen. Jede Woche darf ein anderer Mitarbeiter einen Tipp geben, der ihn/sie selbst produktiver gemacht hat.
  2. Keynotes & Seminare:
    Holen Sie sich Experten ins Haus, oder senden Sie Ihre Mitarbeiter auf entsprechende Seminare. Ein Keynote-Redner bei einem Firmenevent kann dazu eine tolle Initialzündung sein.
  3. Holen Sie sich einen Selbstmanagement-Rocks-Firmen-Account:
    Das Selbstmanagement Ihrer Mitarbeiter im Selbstlernstudium zu verbessern, das machen schon viele Firmen mit der größten deutschsprachigen Selbstmanagement-Selbstlernplattform (kontaktieren Sie mich einfach, wenn Sie weitere Informationen wünschen).

Die optimalen Grundlagen schaffen, klare Regeln erstellen, immer auf die Zielsetzung achten und für ständige Fort- und Weiterbildung sorgen: Das sind die Zutaten, welche die Produktivität, Effizienz und Effektivität Ihrer Mitarbeiter massiv steigern werden.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Über den Autor

Thomas Mangold

Thomas Mangold ist Keynote-Speaker, Podcaster und Autor mehrerer Bücher für ein effektiveres Zeit- und Selbstmanagement.

Er unterstützt Dich dabei, wieder mehr Zeit für Dich und für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben zu haben. Außerdem unterstützt er UnternehmerInnen, die Effektivität ihrer MitarbeiterInnen zu steigern und damit ihre Umsätze und Gewinne zu erhöhen.

Weiters ist er Gründer der größten deutschsprachigen Selbstmanagement-Plattform SelbstmanagementRocks!

Haben Sie noch Fragen dazu?

Kontaktieren Sie uns: +43 1 310 60 10 52 oder info@hellerconsult.com

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