Ob mit Flip-Flops im hippen Coworking-Space oder in Jogging-Hose im eigenen Wohnzimmer, Remote Working oder Home-Office hat aufgrund der Pandemie große Bedeutung in der (digitalen-)Arbeitswelt gewonnen und ist für viele Unternehmen nicht mehr wegzudenken.
Wenn der Mitarbeiter für eine Zeit die Ferne sucht, müssen Unternehmen die steuer- und arbeitsrechtliche Situation genauer unter die „Sonnenbrille“-äh Lupe nehmen.
Beim Remote Working unterscheidet man zwischen mehreren „Remote-Modellen“:
- Foreign local hire
- Cross-border Homeoffice
- Virtuelle Entsendung
- Workation
Foreign Local hire und Cross-border Home-Office
„Foreign local hire“ : Ein Arbeitgeber in Österreich schließt einen Dienstvertrag mit einem Dienstnehmer aus Deutschland ab. Dieser übt seine Tätigkeit weiterhin im bisherigen Wohnsitzstaat Deutschland aus.
„Cross-border Home-Office“: Ein Arbeitgeber in Österreich schließt einen Dienstvertrag mit einem Dienstnehmer aus Deutschland ab. Dieser übt einen Teil seiner Tätigkeit vom Home Office im Wohnsitzstaat Deutschland aus. Wenn der Mitarbeiter ausschließlich von zu Hause au^s arbeitet, entspricht dies dem Foreign local hire Modell.
Fallbeispiele und (lohn-)steuerliche Pflichten zu diesen Modellen
Allgemein gilt: Wenn es kein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) gibt, gilt das Arbeitsortprinzip. Das besagt, dass Einkünfte im Land der Tätigkeit besteuert werden.
Eine kurzzeitige Tätigkeitsausübung im Ausland löst in der Regel keine Steuerpflicht dort aus. Sofern sich der Arbeitnehmer in Summe nicht länger als 183 Tage/Jahr im Ausland befindet, hat Österreich das Besteuerungsrecht.
- Wenn ein Mitarbeiter aus Deutschland bei einem österreichischen Unternehmen angestellt ist und 3 Tage vor Ort und 2 Tage remote arbeitet…
ist er in Österreich beschränkt steuerpflichtig. Die Home-Office-Tage haben gemäß DBA kein Besteuerungsrecht in Österreich. Die SV-Pflicht gilt im Wohnsitzstaat des Mitarbeiters, wenn der wesentliche Teil der Tätigkeit dort stattfindet. Andernfalls gilt die SV-Pflicht im Dienstgeberstaat.
- Bei physischer Tätigkeit in Österreich
… besteht ein innerstaatlicher Besteuerungsanspruch. Die Lohnnebenkosten hängen von der SV-Pflicht ab.
- Wenn der Mittelpunkt der Tätigkeit in Österreich liegt,
… gilt auch das österreichische Arbeitsrecht und die Mitarbeitervorsorgekassapflicht. Es empfiehlt sich, Aufzeichnungen darüber zu führen, an welchen Tagen im ausländischen Home-Office gearbeitet wurde und an welchen Tagen beim Arbeitgeber in Österreich.
Eine klare Regelung in der Home-Office-Vereinbarung ist zu empfehlen.
Je nach den Kriterien der jeweiligen Länder, besteht das Risiko der Begründung einer ertragssteuerlichen Betriebsstätte. Dieses vergrößert sich vor allem, wenn das Home Office nach außen hin als offizieller Arbeitsort in Erscheinung tritt. (Einrichtung Kundenempfangsraum, Adresse auf Visitenkarten)
- Wenn ein Mitarbeiter aus Österreich 3 Tage vor Ort für ein deutsches Unternehmen arbeitet, aber auch 2 Tage von zu Hause aus in Österreich arbeitet,
…. unterliegen seine Arbeitstage in Österreich der österreichischen Steuerpflicht. Er ist unbeschränkt steuerpflichtig. Wenn das ausländische Unternehmen eine Lohnsteuerbetriebsstätte in Österreich begründet, hat es eine Lohnsteuerabzugsverpflichtung.
Die Frage, ob eine Betriebsstätte begründet wird, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber Verfügungsrecht an den Räumlichkeiten des Mitarbeiters hat. Die Dienstgeberbeitragspflicht (DB) richtet sich nach der SV-Pflicht des Mitarbeiters.
- Das ausländische Unternehmen muss sich beim Finanzamt Österreich registrieren lassen und „DB“ abführen, wenn der Mitarbeiter in Österreich sozialversichert ist.
- Die Dienstgeberzuschlagspflicht (DZ) besteht nicht, wenn das ausländische Unternehmen in Österreich keiner Kammermitgliedschaft unterliegt.
- Das ausländische Unternehmen muss auch eine betriebliche Vorsorgekasse abschließen, wenn der Mittelpunkt der Tätigkeit des Mitarbeiters in Österreich liegt.
Wenn der Mitarbeiter mehr als 25% seiner Zeit in Österreich arbeitet, muss das ausländische Unternehmen eine SV-Pflicht in Österreich erfüllen und einen Steuerberater oder eine lokale Konzerngesellschaft für die Abwicklung beauftragen. Das ausländische Unternehmen muss auch seine Compliance-Pflichten erfüllen und prüfen, ob es eine Betriebsstätte in Österreich begründet hat.
Virtuelle Entsendung
Bei der “Virtuellen Entsendung” arbeitet ein Mitarbeiter aus Land X (Österreich) für ein Unternehmen im Land Y (Deutschland), bleibt aber im Land X (Österreich).
- Das Betriebsstättenrisiko ist länderspezifisch zu prüfen
- und die Lohnsteuerabfuhr erfolgt im Arbeitsgeberstaat.
Bei Dienstreisen können jedoch Steuerpflichten im Host Country ausgelöst werden.
Die Sozialversicherungsabfuhr erfolgt ebenfalls im Arbeitsgeberstaat.
Anpassungsbedarf besteht bei den Assignment Policies, da einige Aspekte nicht mehr relevant sind, wie Quartierbereitstellung oder Übersiedlungskosten, während andere wie kulturelles und sprachliches Training relevant bleiben.
Workation
Ein sehr beliebtes Modell ist das „Workation“: Ein Mitarbeiter einer österreichischen Firma mit Wohnsitz in Österreich erbringt für 6 Wochen seine Arbeitsleistung von Indonesien aus.
Urlaubsfeeling am Arbeitsplatz – dabei können schon einige kreativen Zellen angekurbelt werden. Nicht wahr?
Aber auch hier müssen länderspezifische Faktoren geprüft werden, um mögliche Risiken in Bezug auf Betriebsstätten, Lohnsteuern und Sozialversicherungen zu minimieren.
Im Falle von Doppelbesteuerungsabkommen ist das Betriebsstättenrisiko eher unwahrscheinlich, während es in anderen Fällen denkbar ist.
Die Frage der Einkommensteuerpflicht im Gastland hängt von Faktoren wie dem Beibehalten des Wohnsitzes in Österreich, dem Vorhandensein von Doppelbesteuerungsabkommen und der Dauer der Workation ab. Bei EU-Aufenthalten können Entsendeverträge eingesetzt werden, während bei Aufenthalten in Drittländern eine Doppelversicherung geprüft werden sollte.
Wie läuft das Remote Working bei Heller Consult?
Die Möglichkeiten der Heller Consult Mitarbeiter sind grenzenlos – Der Großteil unserer Prozesse funktioniert digital und die Technik zum Remote-Arbeiten spielt in den meisten Fällen auch mit. Während Blogartikel von Bali aus verfasst werden, werden in Tirol fleißig Geschäftsfälle verbucht und in Amerika die neue Webseite kreiert.
Dennoch kehren unsere Mitarbeiter gerne wieder an ihren gewohnten Arbeitsplatz zurück, denn ganz ohne Büro und Kollegen will man offensichtlich auch nicht sein.