In einem Kassenbuch (manchmal auch als Kassabuch bezeichnet) werden von einem Unternehmen alle Bareinnahmen und Ausgaben festgehalten.
Buchführungspflichtige Gewerbetreibende haben die Pflicht, wenn diese Bargeschäfte tätigen, ein Kassenbuch zu führen. Freiberufler sind zum Beispiel nicht buchführungspflichtig. Wenn diese aber freiwillig Bücher führen, gelten dieselben Verpflichtungen.
Dokumentation der Kassabelege durch die Führung eines Kassenbuches
Wenn eine Kassa vorhanden ist, über welche die Einzahlungen und Auszahlungen geführt werden, so sind diese über die Führung eines Kassenbuches zu dokumentieren. Für das Kassenbuch ist keine bestimmte Form vorgeschrieben.
Eine geordnete Ablage der Belege ist gewährleistet, wenn Einnahmen und Ausgaben beweissicher und dauerhaft archiviert werden und wenn der Kassensturz (die Abstimmung zwischen Sollbestand des Kassenbuchs und Istbestand der Barkasse) jederzeit möglich ist.
Die Eintragungen in das Kassenbuch sind zeitnahe zu führen, mindestens aber einmal pro UVA – Zeitraum (Monat oder Quartal).
- Die Kassenbuch-Führung kann über PC oder händisch erfolgen.
- Kassenquittungen bzw. Kassen-Eingangs- und Ausgangsbelege:
Die Verwendung eines Durchschreibebuches wird empfohlen. - Kassenbuch selbst (Unsere Empfehlung: mit MwSt.-Spalten)
- Handbelege/Eigenbelege: Wenn bei Ausgaben keine Barrechnung/Kassaquittung erhältlich ist, z.B. bei Postboten-Nachzahlung, Rauchfangkehrer etc., so kann ein Handbeleg (Eigenbeleg) mit genauer Angabe des Ausgabenzweckes und des Datums ausgestellt werden.
Registrierkasse
Eine Registrierkasse hat verschiedene Speicher zur Unterscheidung der Umsätze. Die Führung eines Kassenbuches erfolgt durch die Registrierkasse und nicht mehr durch den Unternehmer selbst (also weder manuell noch elektronisch).
Registrierkassensicherheitsverordnung
Seit dem 01. April 2017 besteht die gesetzliche Verpflichtung, dass Registrierkassen über ein bestimmtes Sicherheitsmodul verfügen müssen, das vor Manipulation schützt.
Durch diese Zusatzausstattung werden Barumsätze mit einer elektronischen Signatur verkettet. Wenn die Sicherheitseinrichtung in Betrieb genommen wird, muss eine Registrierung über FinanzOnline durchgeführt werden.
Haben Sie die Registrierkasse bis 31. März 2017 in Betrieb genommen, reichte auch eine Registrierung zu diesem Zeitpunkt. (Möglich war diese bereits seit dem 01. September 2016.) Für Inbetriebnahmen ab jetzt (also nach dem 01. April 2017, weil vorher keine Registrierkassenpflicht bestand) müssen die Inbetriebnahme und somit auch die Registrierung binnen 1 Woche erfolgen. Registriert werden: die Signatur- und Siegelerstellungseinheit und die Registrierkasse selbst.
Ausblick
Aber was passiert eigentlich nach der Registrierung? Was ist zu tun? Was ist zu tun, wenn es nicht klappt? Zu diesen Fragen kommt demnächst ein Beitrag.