Home-Office: Tools für einen besseren Workflow

Home-Office oder Büro? Egal ob man als digitaler Nomade (Remote Working) um die Welt zieht oder vom Home-Office aus arbeitet – wir leben in einer Welt, in der die Möglichkeiten unbegrenzt erscheinen.

Home-Office bzw. Remote Arbeiten kann funktionieren. Wir meinen: nur gemeinsam. Was Du bei der Vorbereitung beachten solltest, erfährst Du hier:

Das Allerwichtigste: Du brauchst einen funktionstüchtigen PC und Internetzugang. Sobald die IT aufgesetzt und einsatzbereit ist, steht dem (fast) nichts mehr im Wege.

Klare Regeln und Kommunikation mit dem Team

Um effektiv und effizient auch im Home-Office zu arbeiten, solltest Du gemeinsam mit Deinem Team klare Regeln festlegen. Wir empfehlen ein tägliches Team-Zoom Meeting in den Kalender einzutragen. Finde für Dich eine Routine. Kläre mit dem Team vorab: Gibt es Aufgaben, die Du von zu Hause nur schwierig bearbeiten kannst – welche Lösungen könnte man dafür in Betracht ziehen? Schlage diese Deinem Chef / der Teamleitung vor.

Beispiel: Gibt es jemanden, der die Post entgegennimmt? Langfristig gesehen macht es Sinn, (auch zum Wohle der Umwelt) auf digitale Post/Postfach umzusteigen.

“Spam-Alarm”: Vermeide Massen-Emails an Deine Kollegen

Schreibe Dir die Dinge auf und bespreche sie am nächsten Tag im Zoom Meeting. Weiters bieten Telegram oder WhatsApp, sowie auch Microsoft Team Chat den Vorteil, kurze, auch dringende Nachrichten auszutauschen. (Beachte: In einigen Ländern sind WhatsApp und Facebook gesperrt – informiere Dich vorher)

Verlegst Du Dein Office nach Hawaii oder sonst wo ins Paradies, kläre bereits im Vorhinein:

  • Verfügt der Ort / Hotel über eine gute Internetverbindung
  • Gibt es vielleicht Coworking Spaces in der Nähe (gemeinsam geht’s trotz Urlaubsstimmung immer leichter und Networking ist vorprogrammiert)
  • Beziehe die Zeitverschiebung mit ein und kommuniziere es Deinem Team
  • Verhalte Dich so, als wärst Du am Schreibtisch – keine Jogginghose also! After Work Cocktails auch wirklich AFTER WORK😉

Wichtig: Home-Office oder Remote Arbeiten basieren auf gegenseitigem Vertrauen. Erledige Deine Arbeit mit gutem Gewissen und liefere Ergebnisse – wie Du es auch im „Büro“ tust.

Achtung liebe Damen: auch wenn Du Dich in den Hausschlapfen sehr wohlig fühlst, ziehe lieber Highheels oder schicke Stiefletten an – Du hast dann eine andere Körperhaltung.

Arbeiten mit den richtigen Tools

Eine produktivere Form der Kommunikation: Slack

Slack ermöglicht einfache, schnelle und besser organisierte Kommunikation und ist speziell auf Unternehmen ausgerichtet. Alle Unterhaltungen werden in Channels organisiert. Die Chats können auch mit externen Partnern eingerichtet werden. Du kannst Anrufe tätigen, Dateien teilen und Dich mit Apps wie Trello oder Google Drive verbinden. Datenschutz auf Unternehmensebene!

Weitere Apps: Telegram, WhatsApp, Microsoft Teams Chat

Echtzeit an gemeinsamen Projekten Arbeiten: mit Trello oder Google Drive geht’s

Trello ist organisiert in Boards. Jedes Board kann für ein Projekt stehen oder einen Ort, an dem die Informationen im Auge behalten werden. Unabhängig davon, ob Du Deine To-Do’s festlegst oder die Social Media Planung vorbereitets, mit Trello kannst Du bequem Deine Aufgaben organisieren und gemeinsam mit dem Team daran arbeiten, diese umzusetzen.
Trello ist übrigens kostenlos.

Auch Google Drive ermöglicht das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Die Dokumente werden Online in einer Cloud gespeichert – somit kannst Du von überall zugreifen.

Online Meetings via Zoom

Zoom ist ein Video-Konferenz-Tool, mit dem man unterwegs, bequem und einfach Online Meetings veranstalten kann. Die kostenlose Version umfasst Gruppenmeetings mit einer Dauer von 40 Minuten.

PS: Hier kannst Du lesen, wie man abwechslungsreiche Teammeetings mit Spaßfaktor veranstaltet.

Passwortmanager: Last pass oder Keepass

Life saver! Alle Passwörter gesammelt in einer App.

Störer ausschalten: Stayfocusd

Mit der kostenlosen Erweiterung Stayfocusd für den Chrome-Browser lässt sich einstellen, wie viel Zeit man höchstens auf welcher Seite vertrödeln darf.

Time is over – der Browser blockt die entsprechende Seite für den Rest des Tages. Damit Du zu 100% Deiner Arbeit widmen kannst.

Time Out erinnert Dich daran eine Pause einzulegen – have a break, have a kitkat 😉

All in one Lösung: Zoho One

Zoho One bietet ein All-in-one Betriebssystem und ist DAS Toolkit für Dein Home-Office.
Über 40 integrierte Anwendungen, um Dein Unternehmen zu verwalten und Geschäftsprozesse zu automatisieren. Über Marketing und Vertrieb bis hin zur Buchhaltung bietet dieses System das optimale Arbeiten von überall aus.

Kleiner Tipp an die Kollegen im Büro: Neue Tools und Kommunikationswege nicht gleich ablehnen 😉 Manchmal sollte man schon ein bisschen die Komfortzone verlassen und Neues ausprobieren. Es kann sich lohnen!

Home Office von der Steuer absetzen?

Aktuell sind Kosten für das aufgrund der Corona-Krise eingerichtete Home-Office, anteilige Miete, höhere Heizkosten oder Möbel (noch?) nicht steuerlich absetzbar.

Ein Arbeitszimmer kann auf jeden Fall steuerlich geltend gemacht werden:
Wenn außerhalb des Wohnungsverbandes kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder sich die gesamte berufliche Tätigkeit nur im Arbeitszimmer abspielt. Wenn das Arbeitszimmer auch privat genutzt wird, führt das zur Nichtabsetzbarkeit.
Laptop, Notebook, PC & Co. sind auf jeden Fall absetzbar, wenn diese Geräte beruflich verwendet werden.

Fazit

Ein nettes Schwätzchen im Büro mit den Kollegen und Chefs („Corona konform“ natürlich 😉) – das möchten wir nicht missen, und das ist ebenso wichtig für unser Wohlbefinden, wie hin und wieder bequem von zu Hause zu arbeiten. Daher lautet unser Fazit zu Home-Office oder Büro? Eigentlich am besten beides kombinieren…

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