Unterlagen digitalisieren

Digitalisierte Unterlagen – ein Update

Schafft Digitalisierung Probleme?

Bei Gefahren und Problemen bei Digitalisierung oder Archivierung denkt man in erster Linie immer gleich an EDV-technische Probleme, Sicherungsprobleme, Cyberangriffe. Aber ich sehe da auch einen ganz anderen Aspekt nämlich die Beziehung zum Klienten.Es besteht durchaus eine große Gefahr darin, dass man einfach den Kontakt zu dem Klienten bzw. der Klientin verliert. Gerade das persönliche Gespräch ist sehr wichtig, nur so lernt man den Klienten und die Klientin richtig kennen und nur so lernt man seine/ihre Probleme kennen. Deshalb darf das einfach nicht untergehen. Wir von Heller Consult werden alles daran setzen, dass das auch nicht passiert.

Umstieg auf die elektronische Version der Unterlagen

Die Digitalisierung ist eine Entwicklung im Geschäftsleben, welcher man sich nicht entziehen kann. Es ist einfach eine Notwendigkeit. Hier stellt sich die Frage gar nicht, ob wir das gut finden oder ob wir das möchten. Vielmehr sollte man schauen, dass man den Nutzen daraus ziehen kann, weil langfristig wird man sich damit auseinander setzen müssen. Und ich glaube, dass mittlerweile die Funktionen und die Systeme einen Reifegrad entwickelt haben, der einen Umstieg sinnvoll macht.

Sicherheit der digitalen Archivierung

Natürlich ergeben sich durch die digitale Archivierung neue Bedrohungen: Schlagworte wie Cyberangriffe, auch Datenverluste oder Probleme bei der Datensicherung. Es steigt auch die Abhängigkeit von Dritten, man muss sich natürlich auf dritte Partner 100%ig verlassen können bei diesen Dingen. Deswegen ist es sehr wichtig, dass man sich diese Partner sorgfältig auswählt. Aber wenn man die Prozesse sauber aufsetzen lässt und das gut prüft, wird man ein sehr hohes Maß an Sicherheit erreichen. Aus der Erfahung: Papierarchive waren auch nicht 100% sicher.

Vorteile der digitalen Verwaltung der Steuerunterlagen

Wenn alles zentral verwaltet und gespeichert ist, kann man jederzeit darauf zugreifen. Einen Vorteil sehe ich auch im Teilen der Daten mit Dritten, also in unserem Fall mit dem Steuerberater, das wird dadurch natürlich einfacher. Für uns ist es auch einfacher die taggenauere Erfassung der Belege zu gewährleisten, weil wenn wir die Unterlagen laufend zugesandt bekommen, können wir auch schneller erfassen. Natürlich ist es auch Kostenfaktor, ein Papierarchiv kostet Geld und mehr Ordnung…also manche Arbeitsplätze haben das sicher nötig.

Eventtipp

Unsere Veranstaltungsreihe „Mittwochs wird’s Heller“ beschäftigt sich am 07. März 2018 ausführlich mit diesem Thema und hat auch als Gastredner Harald Pfeiffer eingeladen. Titel seines Vortrages ist „Datenschutzverordnung in der Praxis“. Sie möchten teilnehmen? Senden Sie uns einfach eine Email an info@hellerconsult.com

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Gerne gehen wir diese mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch durch. Dabei stellen Sie mit uns die verschiedenen Szenarien zusammen, um aus einem Bouquet an Varianten die für Sie Beste zu wählen.

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