Ich geb’s zu: Mein Auto heißt Helga. Es hat Sitzheizung, kennt den Weg zum besten Heurigen in ganz Wien und hört gelassen zu, wenn ich mich über E-Mails um 22:43 Uhr aufrege. Kurzum: Helga ist meine treueste Mitarbeiterin – und ab sofort wird sie auch steuerlich besser behandelt.
Denn: Ab 2025 gilt ein einheitliches Kilometergeld für beruflich veranlasste Fahrten. Somit zieht der PKW mit dem Fahrrad gleich: € 0,50 pro Kilometer!
Höchstgrenzen sind ebenso zu beachten:
- 30.000 gefahrene Kilometer im Jahr bei Kfz
- 3.000 Kilometer pro Jahr bei Fahrrädern und E-Bikes
Beruflich veranlasst? Was heißt das jetzt genau?
Dienstreisen, Kundentermine, Messebesuche, Außendiensteinsätze – also alles, was Du nicht zwischen Deiner Wohnung und Deinem fixen Arbeitsplatz machst. Aber wenn Du Dein eigenes Auto nutzt, um die Welt zu erobern – oder wenigstens einen neuen Kunden in Niederösterreich – dann kannst Du diese Kilometer steuerlich geltend machen. Und das lohnt sich!
Km-Geld vs Pendlerpauschale
Die Pendlerpauschale ist eine steuerliche Entlastung für Arbeitnehmer, die regelmäßig von ihrem Wohnort zur Arbeitsstätte fahren.
Wichtig: Die Arbeitsstätte ist jener Ort, an dem man regelmäßig für seinen Arbeitgeber tätig ist – also zum Beispiel das Büro, die Werkstatt oder das Geschäft. Diese tägliche Strecke kann mit der Pendlerpauschale berücksichtigt werden – allerdings nur im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses.
Das Kilometergeld hingegen betrifft beruflich veranlasste Fahrten außerhalb der normalen Strecke zur Arbeit – z. B. zu Kundenterminen, Lieferanten, Besprechungen oder Schulungen.
Voraussetzungen: Wann’s Kilometergeld gibt – und wann nicht
Natürlich gibt’s das Kilometergeld nicht ganz ohne Regeln – ein paar Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit das Finanzamt auch mitspielt. Hier ein Überblick, worauf Du achten solltest:
- Das Kilometergeld gilt nur für dienstliche Fahrten – also wenn Du oder Deine Mitarbeitenden beruflich unterwegs seid. Private Ausflüge zum Lieblings-Heurigen zählen leider nicht.
- Kilometergrenzen im Auge behalten: Für Autos liegt die Grenze bei 30.000 km pro Jahr, bei Fahrrädern und E-Bikes bei 3.000 km jährlich. Mehr geht nicht – auch wenn Du Deine Berufung als Vielfahrer:in entdeckt hast.
- Nur wer selbst für den Betrieb des Fahrzeugs aufkommt – also Tanken, Reifen, Service etc. – kann auch Kilometergeld geltend machen. Bei einem Firmenwagen greift das nicht.
- Dokumentation ist alles Du brauchst einen glaubwürdigen Nachweis der gefahrenen Kilometer – idealerweise in Form eines sauber geführten Fahrtenbuchs. Notizzettel im Handschuhfach sind leider keine Option.
- Wenn Du mit Deinem privaten Auto mehr als 50 % der Gesamtfahrleistung für berufliche Zwecke nutzt, wird das Fahrzeug steuerlich als Betriebsvermögen eingestuft – was andere Konsequenzen mit sich bringt. Für das Kilometergeld gilt: Max. 50 % betrieblich genutzt, ansonsten tatsächliche Kosten. Daher sammle bitte auch weiterhin Tankrechnungen oder Servicebelege.
Und wenn’s kracht?
Unverschuldeter Unfall während einer beruflichen Fahrt? Auch hier hat das Steuerrecht ein Taschentuch für Dich parat: Selbst getragene Kosten – wie Reparaturen oder Abschleppdienste – gelten ebenfalls als als Betriebsausgaben/Werbungskosten. Wenn schon Blechschaden, dann bitte wenigstens mit steuerlicher Wiedergutmachung.
Umstieg auf den Drahtesel (Fahrrad)?
Für die sportlichen Steuerprofis unter euch: Auch Fahrräder bekommen ab 2025 ein echtes Upgrade. Du tust Gutes für Mutter Erde und bekommst das noch belohnt: Statt bisher 0,38 Euro gibt es dann 0,50 Euro pro Kilometer – für bis zu 3.000 Kilometer jährlich.
Ob Du nun lieber schwitzt oder schaltest – Hauptsache, Du fährst beruflich und dokumentierst es ordentlich. Die Strecke bei Fahrrad- und E-Bike-Fahrten muss mehr als 1 km betragen.
Ohne Fahrtenbuch läuft nix
Egal ob Helga, Dein Auto, oder der gute alte Drahtesel: Wer das Kilometergeld in Anspruch nehmen will, braucht eine saubere Aufzeichnung. Also:
- Datum der Fahrt
- Ausgangs- und Zielpunkt
- Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
- Zweck der gefahrenen Kilometer. Bei privaten Fahrten reicht es hier aus „Privat“ anzugeben.
Ein Fahrtenbuch kann altmodisch auf Papier oder im Excel geführt werden oder modern via App. Hauptsache, es ist plausibel und vollständig – sonst versteht das Finanzamt leider keinen Spaß.
Fazit: Fahr, Helga, fahr!
Dein Auto ist mehr als ein Fortbewegungsmittel – es ist Dein stiller Partner im Business.
Also egal, ob Du Architekt, Handelsvertreter oder Arzt bist: Wenn Du Dein Auto für berufliche Zwecke nutzt, solltest Du Dir dein Kilometergeld auf keinen Fall entgehen lassen.
Helga freut sich. Und Dein Steuerbescheid auch.
A propos Fahrrad: es werden auch Berufsräder auf Leasingbasis angeboten. Dann kann Dein Arbeitgeber die Kosten lukrieren.