Obwohl die Digitalisierung allgegenwärtig ist, gibt es eine Sache, die wohl nie aus der Mode kommen wird: Zettel, Belege und Quittungen
Einen kurzen Überblick wie Sie auch offline den Überblick behalten, gibt es hier. Schaffen Sie sich eine Registermappe mit mindestens 9 bis 12 Fächern für Ihre Steuerbelege an.
So ordnen und belegen Sie die Fächer
Die Grundregel: alt unten, neu oben!
1.Fach: Offene Rechnungen, solche die Sie noch bezahlen müssen.
2.Fach: Bezahlte Rechnungen, die Sie per Überweisung oder Kreditkarte geregelt haben.
3.Fach: Bezahlte Rechnungen, die Sie per Dauerauftrag oder Einzugsermächtigung geregelt haben.
4.Fach: Von Ihnen selbst erstellte Rechnungen, welche noch nicht bezahlt wurden.
5.Fach: Die Kontoauszüge
6.Fach: Buchungen Ausgaben:
Hierhinein kommen die Quittungen über Barzahlungen und Belege aus dem 2. und 3. Fach. Diese allerdings erst, nachdem die Beträge von Ihrem Konto abgebucht wurden. Bitte kontrollieren Sie das und notieren Sie die Abbuchungsdaten auf den Belegen
7.Fach: Buchungen Einnahmen:
Hierhinein kommen alle Rechnungen aus dem 4. Fach, wenn Sie kontrolliert haben, dass der Betrag auf Ihrem Konto eingezahlt wurde und notieren Sie die Daten des Geldeinganges.
Übrigens: Belege aus dem 6. und 7. Fach sollten Sie chronologisch sortieren: A1 für Ausgaben, E1 für Einnahmen usw.
8.Fach: Die Kreditkartenabrechnungen
Ab dem 9.Fach: Sie sollten sich noch 3 weitere Fächer freihalten, welche je nach Bedarf gefüllt werden. Hierbei sollte es Platz geben für:
- nicht ganz klare Vorgänge und zu klärende Fragen
- Sonderausgaben (Sozialversicherung, Unterhaltszahlungen, Haftplicht und außergewöhnliche Belastungen)
- Fahrzeugkosten, Belege für das häusliche Arbeitszimmer. Dies sind Belege, die nicht unmittelbar gebucht wurden, aber thematisch zusammengehören.
Tipps & Tricks
Überprüfen Sie, ob Sie alle Belege haben. Die wichtigste Buchhaltungs-Grundregel: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG!
Was ist zu tun, wenn Ihnen ein Beleg abhandengekommen ist?
- fordern Sie die Rechnung nach
- wenn Sie diese nicht erhalten, erstellen Sie eigenhändig einen Ersatzbeleg
- Bei Bankbelegen lassen sich durch Telebanking abhanden gekommene Belege leicht rekonstruieren
Achten Sie auch darauf, dass die Rechnungen vollständig sind, damit Sie bei einer eventuellen Steuerprüfung keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug haben.
Folgende Rechnungsmerkmale müssen vorhanden sein
- Kleinbetragsrechnungen, also bis 400 € inkl. USt.
Diese haben 6 Rechnungsmerkmale.
- Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
- Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
- Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
- Steuersatz
- Rechnungen über 400 € inkl. USt.
Diese haben 10 Rechnungsmerkmale. Zu den oben erwähnten kommen noch folgende hinzu:
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Anschrift des Empfängers
- Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
- UID-Nummer der Leistenden/Liefernden
- Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.
Diese haben insgesamt 11 Rechnungsmerkmale. Zu den vorherigen muss noch zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden.
- Reverse Charge Rechnungen
Hier gilt der Hinweis auf Übergang der Steuerschuld.
Sie haben noch weitere Fragen?
Gerne gehen wir diese mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch durch. Dabei stellen Sie mit uns die verschiedenen Szenarien zusammen, um aus einem Bouquet an Varianten die für Sie Beste zu wählen.
Gerne können Sie zu einem kostenlosen Erstgespräch bei uns vorbeischauen.