1. Wenn ich einen Steuerberater habe, muss ich gar nichts mehr machen
Stimmt nicht ganz. Steuerberater und Steuerberaterinnen machen eine ganze Menge für Sie, je nachdem in welchem Umfang Sie ihn oder sie beauftragen: Belege ordnen, Belege buchen, Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) erstellen, Jahresabschluss erstellen, Steuererklärungen einreichen und vieles mehr.
Was Steuerberater immer von Ihnen benötigen sind Ihre Belege. Und diese benötigen Sie auch zeitgerecht.
Ein Beispiel: wenn Sie Ihre UVA monatlich abgeben, dann ist das Fälligkeitsdatum der 15. des zweitfolgenden Monats. Also die UVA für den Monat April ist am 15. Juni abzugeben, die Umsatzsteuerzahllast muss ebenfalls am 15. Juni überwiesen werden.
Wenn die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt, fallen Säumniszuschläge an!
Damit das nicht passiert, sollten Sie Ihre Belege für April rechtzeitig, spätestens Ende Mai/Anfang Juni an Ihren Steuerberater übermitteln. So bleibt nicht nur genug Zeit, um zu sortieren, zu buchen und die Umsatzsteuervoranmeldung gewissenhaft zu erstellen – auch die eine oder andere Rückfrage geht sich dann noch aus. Ihr Steuerberater ist sicher dankbar für einen zeitgerechten Erhalt der Unterlagen, da gerade der UVA-Termin für eine Vielzahl von Kunden gilt.
2. Wie ich meine Rechnung ausstelle, ist doch meine Sache
Falsch.
Es gibt gesetzlich vorgeschriebene Merkmale, die eine Rechnung erfüllen muss. Wenn die Kriterien nicht erfüllt sind, kann das bei einer Betriebsprüfung problematisch werden. Denn bei falsch ausgestellten Rechnungen dürfen Sie sich keine Vorsteuer abziehen. Auch wenn eine nachträgliche Korrektur prinzipiell erlaubt ist – bedenken Sie, dass Prüfungen oft Jahre später stattfinden und vielleicht die Firma des Lieferanten gar nicht mehr existiert. Je nach Rechnungsbetrag kann das mitunter zu hohen Rückzahlungen führen.
Die wichtigsten Rechnungsmerkmale finden Sie hier.
3. Ich brauche keinen Zahlungsbeleg, weil ich eine Leistung bar auf die Hand gezahlt habe
Hier kommt die Belegerteilungspflicht zum Tragen.
Machen Sie eine Kopie des Ausweises des Leistenden. Erstellen Sie einen Ersatzbeleg, auf dem Sie den Namen und die Rechnungsadresse des Lieferanten anführen – überprüfen Sie, ob es diese Adresse wirklich gibt! Lassen Sie diesen Beleg vom Leistenden unterschreiben.
Machen Sie einen Aktenvermerk:
- Wofür wurde die Leistung bezahlt.
- Führen Sie beispielsweise eine Auftrags/Projektnummer an.
- Stellen Sie plausibel dar, dass diese Leistung betriebsnotwendig war.
4. Das ist doch nicht schlimm: Auf einer Eingangsrechnung ist keine Umsatzsteuer angeführt und/oder es fehlen die UID-Nummern
Doch, denn andernfalls steht Ihnen der Vorsteuerabzug nicht zu! Deshalb sollten Sie auf Rechnungskorrektur bestehen.
Wenn Sie noch nicht gezahlt haben, sind Sie im Vorteil. Wir empfehlen, die Zahlung aufzuschieben, bis Sie die richtig ausgestellte Rechnung erhalten haben.
Unser Tipp für die Zukunft: Überprüfen Sie bei Erhalt der Rechnungen, ob diese richtig sind.
5. Ich habe etwas von einer Privatperson gekauft …da brauche ich ohnedies keine Rechnung
Doch! Auch eine Privatperson muss einen Beleg ausstellen – es darf nur keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein.
ÜBRIGENS: Der Verkauf eines gebrauchten Privatgegenstandes macht den Privaten noch nicht zum Unternehmer und muss in der Regel von diesem auch nicht versteuert werden. Natürlich nur dann, wenn dies im Rahmen bleibt und nicht nachhaltig und dauerhaft betrieben wird. Stichwort Internetshop, laufender Ebay- oder Willhabenauftritt etc.
Bestehen Sie also auf Ausstellung einer Rechnung auch bei einem Privatkauf. Sie benötigen diese für Ihre Buchhaltung!
Sollten alle Bemühungen fehlschlagen:
Dokumentieren Sie den Kauf:
- Speichern/drucken Sie die Anzeige aus
- Speichern/drucken Sie den Schriftverkehr mit dem Anbieter aus bzw. dokumentieren Sie Telefongespräche zur Terminvereinbarung
- Wenn möglich, bitten Sie den Verkäufer bei Übergabe und Bezahlung um einen Vermerk auf Ihren Ausdrucken: Ware übergeben, Betrag von XY € erhalten, Datum und Unterschrift
- Legen Sie Ihren Unterlagen eine Beschreibung/ein Foto des erworbenen Gegenstandes bei.
6. Ich habe ein „Loch“ in der Handkassa – Das kann passieren, oder?
Nein, eigentlich nicht.
ACHTUNG: Die Kassa darf NIE einen MINUSSTAND haben
Die Lösung:
- Rechnen Sie nach, wieviel fehlt und machen Sie sich auf die Suche
- Setzen Sie die Regel im Betrieb fest: Bei Entnahmen muss immer ein Beleg mit Betrag, Datum, Namen, Verwendungszweck etc. in die Kassa gelegt werden
- Taucht das Geld nicht wieder auf, können Sie diesen „Schwund“ steuerlich nicht absetzen! Aber es können sich Unannehmlichkeiten einstellen.
7. Kreditkartenabrechnungen gelten als Belege
Nein, die Kreditkartenabrechnung ist kein Beleg!
- Sie brauchen die Originalrechnungen der Abbuchung!
- Drucken Sie sich die Rechnungen z.B. beim Online-Kauf gleich aus und legen Sie diese ab (unter „Kreditkartenabrechnungen“)
- Kommt schließlich die Kreditkartenabrechnung, können Sie anhand der Beträge leicht zuordnen!