Wenn Dienstwagen privat genutzt werden oder Privatfahrzeuge dienstlich

In Firmen, die international tätig sind – vor allem im angloamerikanischen Raum – ist es oft üblich, dass Mitarbeiter in ihren Verträgen eine „Car Allowance Policy“ mitvereinbart bekommen. Das heißt, der Mitarbeiter schafft sich einen Privatwagen an oder hat bereits einen. Unter der Voraussetzung, dass er seinen Privatwagen für Dienstfahrten verwendet, hat er Anspruch auf eine monatliche Car Allowance von zum Beispiel € 515,00. Dies gilt natürlich auch nur, soweit dies von der Entfernung her sinnvoll ist.

Der Mitarbeiter kann in vielen Fällen zusätzlich zur Car Allowance auch noch die im jeweiligen Land geltende steuerfreie km-Pauschale für jeden gefahrenen Dienstkilometer über die monatliche Reisekostenabrechnung geltend machen. In Deutschland sind das zum Beispiel 0,30 EUR pro km.

Welche Möglichkeiten gibt es in Österreich und welche ist die Beste?

Die einfachste Variante ist das Kilometergeld. Dies ist eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeuges für Fahrten im Zuge einer Dienstreise anfallen.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein steuerfreies Kilometergeld in Anspruch genommen werden kann?

• es muss eine Dienstreise vorliegen
• der amtliche Höchstsatz (siehe in der Tabelle) darf nicht überschritten werden
• der Dienstnehmer hat für den Betrieb des Fahrzeuges selbst aufzukommen und muss die Kosten selbst tragen
• es muss ein Fahrtenbuch oder sonstige Unterlagen zum Nachweis der für das Unternehmen gefahrenen Kilometer vorliegen

Welche Aufwendungen sind mit dem amtlichen Kilometergeld abgegolten?

• Abschreibung/Wertverlust
• Treibstoff/Öl
• Wartung und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebs
• Zusatzausrüstungen (z.B. Winterreifen, Schneeketten)
• Autoradio, Navigationsgerät
• Steuern und Gebühren
• alle Versicherungen
• Mitgliedsbeiträge diverser Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten)
• Parkgebühren, sowie in- und ausländische Mautgebühren

Übrigens: Amtliche Kilometergeldsätze kann der Dienstgeber auch für Fußgänger, Radfahrer sowie Mitfahrer steuerfrei auszahlen.

Was ist der Unterschied zu einer „Car Allowance“?

Das Kilometergeld ist steuerfrei, dafür muss ein Fahrtenbuch bzw. ein sonstiger Nachweis geführt werden. Die Car Allowance ist normal wie ein Zuschlag zu versteuern, aber es müssen vom Dienstnehmer keine Nachweise geführt werden. Dies hat zur Folge, dass der Dienstnehmer etwas mehr an Lohnsteuer zahlen muss und der Dienstgeber bei einer Lohnsteuerprüfung auf der sicheren Seite ist, wenn er sich auf die Nachweispflichten des Dienstnehmers nicht verlassen kann.

Eine ganz andere Möglichkeit ist, dass der Dienstnehmer einen Dienstwagen bekommt. Hier muss er auch ein Fahrtenbuch führen und versteuert einen Sachbezug. Dafür wiederum muss sich der Dienstnehmer kein eigenes Fahrzeug anschaffen und auch nicht für die laufenden Kosten aufkommen.

Bei welcher Variante steigt der Dienstnehmer am Besten aus?

Im Rechenbeispiel gehen wir von einem Angestellten ohne Kinder und ohne Alleinverdienerabsetzbetrag aus, dem folgende drei Optionen zur Verfügung stehen:

• Dienstwagen mit einen Anschaffungspreis von € 38.000
• Privatwagen mit Verrechnung von dienstlich gefahrenen Kilometern, er rechnet mit ca. 2.000 im Monat
• eine Car Allowance Policy mit € 515 im Monat

In diesem Beispiel steigt der Dienstnehmer mit Privatwagen und Kilometergeld am Besten aus. Allerdings kann hier an gewissen Schrauben gedreht werden, um das Ergebnis zu verändern, z.B. wenn die Höhe der Car Allowance anders ausverhandelt wird oder sich die gefahrenen Kilometer ändern.

Dieser Artikel ist erstmals erschienen im Flottenguide 2015