Die Belegerteiligungspflicht ist eine Herausforderung für Unternehmen und Konsumenten

Unsatz: „Möchten Sie die Rechnung haben?“

Böses Erwachen beim Zeitungskauf  am Kiosk. Übliches Verfahren. Ich sage welche Zeitung ich möchte, diese wird mir ausgehändigt, ich bezahle, nehme Zeitung und Wechselgeld entgegen, stecke sie ein und will wie auch sonst weitergehen.

Doch dann etwas Neues: „Möchten Sie die Rechnung haben?“ fragt die Trafikantin ein bisschen schüchtern. „Nein, danke“ winke ich zuerst ab. Schließlich arbeite ich hier in einer Steuerberatungskanzlei und weiß, dass Tageszeitungen nur in wenigen Ausnahmefällen abgesetzt werden können, wenn man z.B. Armin Wolf heißt. (Details zur Absetzbarkeit von Tageszeitungen finden Sie hier!)

Mittlerweile liegt der Beleg hier neben mir auf dem Schreibtisch und ich nehme ihn als Anlass für diesen Blogbeitrag.

Wenn Sie in diesem Jahr schon als Konsument tätig waren, haben Sie vielleicht auch schon ein paar Belege gesammelt und entsorgt. Denn seit 1.1.2016 gilt für Unternehmer die Belegerteilungspflicht.

Wenn Sie Unternehmer sind, bereitet Ihnen das Thema Registrierkassenpflicht & Co wahrscheinlich seit geraumer Zeit Kopfzerbrechen. Die wichtigsten Details haben wir hier bereits für Sie zusammengefasst.

Mittlerweile gibt es weitere Details zur Belegerteilungspflicht. Da noch einige Unklarheiten bestehen, wird es auch in den nächsten Monaten noch zahlreiche Klarstellungen von Seiten des Finanzministeriums geben. Wenn Sie auf dem Laufenden bleiben wollen, melden Sie sich am besten gleich für unseren Newsletter an.

Für wen gilt die Belegerteilungspflicht?

 Für jeden Unternehmer! Und zwar unabhängig davon, ob dieser auch registrierkassenpflichtig ist. Das heißt es muss bei jeder Barzahlung ein Beleg erstellt und an den Kunden ausgehändigt werden.

Was mache ich als Kunde mit dem Beleg?

Als Kunde müssen Sie den Beleg entgegen nehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen. Dadurch soll der Finanzverwaltung eine Kontrolle ermöglicht werden.

Bei meinem heutigen Beleg-Erlebnis war das gar nicht so einfach. Der Kiosk ist für mich als Kunde nämlich gar nicht zugänglich. „Außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten“ habe ich in diesem Fall interpretiert als “außerhalb des vom Kioskinhaber gemieteten Bereichs…”

Was muss auf dem Beleg draufstehen?

1. Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens

2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden

3. Tag der Belegausstellung

4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung – eine Übersicht über zulässige „handelsübliche Bezeichnungen“ finden Sie z.B auf dieser Seite der WKO. Der springende Punkt für die Bezeichnung ist, dass diese auf dem Beleg weniger detailliert sein muss, als für eine Rechnung die zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Was heißt das genau?
Am Beispiel meiner Zeitung wäre die richtige handelsübliche Bezeichnung für den Barbeleg: ” 1 Zeitung oder 1 Tageszeitung”.
Auf einer Rechnung, die dem Umsatzsteuergesetz entspricht, müsste die Bezeichnung detaillierter sein: 1 Ausgabe von “Der Standard”
Keine zulässige Bezeichnung wäre z.B. “Druckwerk”.

5. Betrag der Barzahlung: Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, werden Sie Belege ausstellen die den Nettobetrag, den Umsatzsteuebetrag und den Bruttobetrag ausweisen.

Tipp: Nur Kleinunternehmer, die zwar über 15.000 € Umsatz haben aber die 30.000 Kleinunternehmer-Grenze nicht sprengen, werden hier nur den Nettobetrag ausweisen.

Sofern Sie Rechnungen erstellen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, sind Sie im Moment noch auf der sicheren Seite. Hier können Sie noch einmal alle Rechnungsmerkmale nachlesen.

Das wird sich im Jahr 2017 aber noch einmal ändern. Denn dann müssen Sie eine technische Sicherheitseinrichtung verwenden, wodurch einige zusätzliche Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen müssen:

Wenn sie bereits seit längerer Zeit ein Kassensystem benutzen, erfüllen Sie diese beiden Punkte bereits:

6. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung

7. Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt

Wirklich neu werden diese beiden Anforderungen sein:

8. Kassenidentifikationsnummer

9. Ein maschinenlesbarer Code – z.B. ein QR-Code

Sonderfall: Ich benutze für meine Rechnungen ein Fakturenprogramm, in das ich alle erforderlichen Inhalte eingebe. Muss ich bei Barzahlungen jetzt alles noch einmal in die Kassa bzw. das Kassensystem eingeben?

Diese Frage wurde vom Arbeitskreis Kassensoftware der Fachvertretung UBIT an das Bundesministerium für Finanzen (BMF) gestellt um Unklarheiten zu klären.

Entsprechend der Antwort des BMF ist es zulässig auf dem Kassenbeleg auf eine Rechnung laut Fakturenprogramm zu verweisen. Der Kassenbeleg muss in diesem Fall aber unbedingt folgendes beinhalten und eindeutig der entsprechenden Rechnung zugeordnet werden können.

  • “Kassenbarbeleg zur Rechnungsnummer 123456 laut Fakturenprogramm xy”
  • Hinweis: „Dieser Beleg berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug“
  • Erbrachte Leistung laut Faktura Nr. 123456
  • Bar eingehobener Gesamtbetrag inkl. MwSt. laut Faktura € 300

Diese Vorgehensweise hat folgende Vorteile:

  • Es müssen Daten nicht doppelt eingegeben werden. Wenn Sie ein Fakturenprogramm benutzen, können Sie sich auf diese Weise Zeit sparen.
  • Wenn Ihre Tätigkeit Diskretion gegenüber Ihren Kunden erfordert, dann ermöglicht es Ihnen diese Vorgehensweise die Informationen auf dem Beleg zu beschränken. Insbesondere bei Berufsgruppen (z.B. bei Ärzten), die der Geheimhaltungspflicht unterliegen kann das eine Möglichkeit sein, die Art der Leistung nicht auf dem Beleg anzugeben.

Sonderfall: Ich bin nicht registrierkassenpflichtig – kann ich meine Belege dann auch händisch erstellen?

Ja das können Sie. Natürlich müssen auch in diesem Fall alle oben genannten Bestandteile enthalten sein. Die Anforderungen, die sich aus der technischen Sicherheitseinrichtung ergeben, entfallen dann.

Was muss ich als Unternehmer mit den Belegen machen?

Sie sind verpflichtet, die Belege elektronisch abzuspeichern bzw. eine Durchschrift zu machen. Wie für alle anderen Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren.

Haben Sie noch Fragen dazu?

Kontaktieren Sie uns: +43 1 310 60 10 52 oder info@hellerconsult.com