Sind Sie belegerteilungspflichtig?

Was ist die Belegerteilungspflicht?

Auf der Seite der WKO wird die Belegerteilungspflicht wie folgt definiert:

Für jeden Betrieb, besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.“

Wen betrifft die Belegerteilungspflicht?

Der Belegerteilungsverpflichtung unterliegen generell alle Unternehmer.  Die Belegerteilungspflicht ist also getrennt von der Einkommensart und von der Registrierkassenpflicht zu betrachten. Oder anders formuliert: Wenn Sie nicht registrierkassenpflichtig sind, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass Sie auch nicht der Belegerteilungspflicht unterliegen.

Einzige Ausnahme: Ist man berechtigt, die Losungsermittlung vereinfacht durchzuführen – Stichwort Kleinunternehmer – ist man auch von der Belegerteilungspflicht befreit. Bei der vereinfachten Losungsermittlung darf die Losung weiterhin vereinfacht mittels Kassasturz ermittelt werden. Dazu sind aber nur Unternehmen berechtigt, die maximal € 30.000 Umsatz erzielen UND die Haus-zu-Haus Geschäfte ausführen. Details dazu lesen Sie im Beitrag zur Einzelaufzeichnungspflicht.

Ansonsten sind  ab 1.1.2016 über alle empfangenden Barzahlungen für Lieferungen und Leistungen Belege zu erteilen.

Können Belege auch elektronisch ausgehändigt werden?

Elektronische Belege sind möglich. Ungeklärt ist hier noch, ob es ausreichend ist, diesen Beleg beispielsweise auf ein Smartphone zu schicken, wenn der Empfänger diesen zurzeit nicht abrufen kann, weil etwa der Akku leer ist.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

Die Belegerteilungsverpflichtung ist in der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt, wo auch festgelegt ist, welche Angaben ein Beleg enthalten muss.

Achtung: Das ist nicht zu verwechseln mit den Rechnungsausstellungskriterien des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Ein Beleg muss folgende Angaben enthalten (gemäß BAO):

  • Leistendes Unternehmen
  • Fortlaufende Nummer
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge/handelsübliche Bezeichnung
  • Betrag der Barzahlung

Unternehmer, die der Registrierkassenpflicht unterliegen, haben darüber hinaus noch folgende Belegangaben zu erfüllen:

  • Kassenidentifikationsnummer (=über Finanzamt gemeldetes Kennzeichen der Registrierkasse)
  • Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
  • maschinenlesbarer Code (QR)

Muss ich jetzt zwei Belege ausstellen? Einen für die BAO und einen für das Umsatzsteuergesetz?

Nein. Es wird ausreichend sein, einen Beleg auszustellen, der die Kriterien beider Bestimmungen vereint.

Muss der Kunde den Beleg annehmen?

JA. Es besteht generell die Pflicht zur Annahme des Beleges. Dieser muss aus dem Geschäft hinausgetragen werden, darüber hinaus allerdings nicht zwingend aufbewahrt werden. Kommt der Kunde dieser Verpflichtung nicht nach, führt dies zu keiner unmittelbaren Konsequenz. Allerdings kann es im Falle einer Kontrolle zu unangenehmen Fragen kommen, wenn der Beleg nicht vorgewiesen werden kann.

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