Sicherheitseinstellung

Sicherheitseinstellung bei Registrierkassen

Registrierung im FinanzOnline vor dem 01. April 2017

Zwei Komponenten des Kassensystems müssen unabhängig voneinander registriert werden:

  • Die Registrierkasse selbst (inkl. abschließendem Belegcheck)
  • Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit

Um eine Registrierkasse in Betrieb zu nehmen, brauchen Sie zunächst ein Zertifikat von einem anerkannten Zertifizierer (A-Trust oder GlobalTrust). Manche Kassen-Hersteller liefern das Zertifikat automatisch mit, bei anderen müssen Sie sich selbst drum kümmern.

Nachdem der Registrierungsvorgang selbst einige Zeit in Anspruch nimmt, empfiehlt es sich, das Zertifikat zeitgerecht zu beantragen.

Mit den auf dem Zertifikat enthaltenen Daten können Sie die Registrierung entweder selbst über FinanzOnline durchführen – gerne übernehmen wir dies auch.

Bei der Meldung bzw. Registrierung einer Registrierkasse sind folgende Schritte durchzuführen:

  1. Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung laut Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)
  2. Registrierung der SEE
  3. Registrierung der Registrierkasse
  4. Inbetriebnahme der Registrierkasse laut RKSV durch Erstellung des Startbeleges
  5. Belegcheck: Prüfung des Startbeleges mittels der BMF Belegcheck-App (Installation aus dem App Store oder Play Store)
  6. Beginn des laufenden Betriebes (Umsatzbuchungen)

Exkurs Belegerteilungsplicht 2016

Zur Erinnerung die Angaben des Beleges 2016 umfassten:

  • Name des Unternehmens
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (die Verwendung allgemeiner Sammelbegriffe ist nicht zulässig)
  • Tag der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung

Ab 01.April 2017 gibt es erweiterte Belegangaben.

Hinzukommen:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • maschinenlesbarer Code (OCR/Zeichenkette, QR-Code oder Link)

Wie funktioniert die erstmalige Registrierung?

Vorbereitend muss ein eigenes Zertifikat für die Registrierkasse bei einem Anbieter (A-Trust, GlobalTrust) erworben werden. Manche Hersteller liefern das Zertifikat automatisch mit, bei anderen muss man sich selbst drum kümmern. Es nimmt der Registrierungsvorgang einige Zeit in Anspruch und eventuell auch nicht gleich alles klappt.

Die eigentliche Registrierung kann auf verschiedenem Wege erfolgen und hängt von dem jeweiligen Gerät ab:

  1. Internetfähige Kasse und direkte Kommunikation mit FinanzOnline?

    Hier kann die Übertragung automatisch erfolgen. Auch wenn Sie keinen eigenen FinanzOnline-Zugang haben, kann Ihr Steuerberater einen Benutzer für das Registrierkassen-Webservice anlegen. Das ist ein eingeschränkter Zugang, bei dem andere Funktionen von FinanzOnline nicht genutzt werden können. Ihr Steuerberater schickt Ihnen die Zugangsdaten, die Sie in Ihre Registrierkasse einspeisen. Die Registrierung der Signatureinstellung, der Registrierkasse selbst sowie die Überprüfung des Startbeleges erfolgt dann automatisch.

  1. Keine Internetverbindung aber kann eine XML-Datei erstellen?

    Bei dieser Variante wird von Ihrer Registrierkasse eine entsprechende Datei im XML-Format erstellt. Diese senden Sie bitte an Ihren Steuerberater – via Email – der sie dann an FinanzOnline übermitteln kann.
    Die Überprüfung des Startbeleges erfolgt hier nicht automatisch (siehe unten eigener Punkt).

  1. Keine Internetverbindung und kann keine XML-Datei erstellen?

    Die einzelnen Registrierungsschritte können in FinanzOnline manuell durchgeführt werden. Bitte senden Sie in diesem Fall folgende Informationen an Ihren Steuerberater:

Für die Registrierung der Signatur- und Siegelerstellung:

  • Information der Sicherheitseinrichtung: Wird eine Signaturkarte oder ein anderes Sicherheitsmodul verwendet?
  • Welcher Anbieter A-Trust oder Global Trust
  • Seriennummer der Signatur bzw. des Siegelzertifikates
  • Format der Seriennummer: hexadezimal oder dezimal

Für die Registrierung der Registrierkasse:

  • Benutzerschlüssel AES-256: dieser hat 44 Zeichen. Um Eingabefehler zu vermeiden diesen elektronisch vom Kassenhersteller anzufordern, um ihn in das Feld zu kopieren
  • Prüfwert für den Benutzerschlüssel – so Sie diesen von Ihrem Registrierkassenhersteller erhalten haben – keine zwingende Eingabe
  • Information, ob mehrere Kassen verwendet werden

Wenn Sie über einen eigenen FinanzOnline-Zugang verfügen, können Sie diese Registrierung natürlich auch selbst vornehmen.

Die Überprüfung des Startbeleges erfolgt hier nicht automatisch.

  1. Kann keine XML-Datei erstellen, Sie haben keinen eigenen FinanzOnline-Zugang und keinen steuerlichen Vertreter:

    Für diesen Fall stellt das Finanzamt das Formular RK1 zur Verfügung. Es ausgefüllt und beim Finanzamt abgegeben werden. Registrierung und Belegcheck werden vom Infocenter erledigt.

Sie haben noch weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne mit der Registrierung!
Natürlich sind wir auch 2017 wieder steuerlich an Ihrer Seite.
Gerne können Sie zu einem kostenlosen Erstgespräch bei uns vorbeischauen.

 

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Kontaktieren Sie uns: +43 1 310 60 10 52 oder info@hellerconsult.com