Lust auf ein steuerfreies Eis?

Wenn Sie Ihrem Team heute ein Eis zur Erfrischung spendieren, dann fällt das unter „freiwillige Sozialleistungen“. Was freiwillige Sozialleistungen generell sind und welche davon für Ihre MitarbeiterInnen steuer- und sozialversicherungsfrei sind lesen Sie in diesem Artikel.

Welchen Zweck haben freiwillige Sozialleistungen?

Um als guter und attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, spielen freiwillige Sozialleistungen eine wichtige Rolle. Neben dem Grundlohn und den Lohnnebenkosten sollten Sie als ArbeitgeberIn den Motivationsfaktor der „freiwilligen Sozialleistungen“ nicht unterschätzen: Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge tragen zu einem gesunden Betriebsklima bei, Fahrtkostenzuschüsse oder ein Jobticket signalisieren Ihren ArbeitnehmerInnen Interesse an ihrer Person. Angebote im Gesundheitsbereich, wie etwa vergünstigte Mitgliedschaften in einem Fitness-Center oder 10-minütige Massagen direkt in Ihrem Unternehmen steigern auch die Leistung Ihrer Arbeitskräfte und binden diese nachhaltig an Ihr Unternehmen. Damit halten Sie die Fluktuation und Personalkosten niedrig, denn die Kosten für Personalsuche und Einschulungszeiten bleiben auf einem Minimum.

Die wichtigsten freiwilligen Sozialleistungen für KMU aus Steuersicht

Es gibt eine große Palette an freiwilligen Sozialleistungen, die Sie Ihren MitarbeiterInnen anbieten können. Allerdings lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Denn eine Vielzahl dieser Leistungen stellt einen Sachbezug dar (z.B. der Sachbezug beim Firmenwagen). Das heißt der geldwerte Vorteil für den/die MitarbeiterIn wird dem Lohn/Gehalt hinzugerechnet, sodass sich auch Lohnsteuer und Sozialversicherung erhöhen. In diesem Artikel gehe ich daher auf diejenigen Leistungen ein, die für die MitarbeiterInnen steuer- und sozialversicherungsfrei sind.

Für Sie als ArbeitgeberIn gilt grundsätzlich: Freiwillige Sozialleistungen sind steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar. Welches Budget Sie dafür veranlagen wollen, entscheiden Sie selbst.

Freiwillige Sozialleistungen, die für Ihre MitarbeiterInnen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind

1) Freie oder verbilligte Mahlzeiten

Diese sind im so genannten „Wurstsemmelerlass“ geregelt. Hierunter fällt auch unser Eis!

Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die Sie Ihren MitarbeiterInnen freiwillig am Arbeitsplatz gewähren, sind für diese steuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt auch für Essensgutscheine, allerdings mit den folgenden Einschränkungen:

• Gutscheine sind nur bis zu einem Betrag von 4,40 € pro Arbeitstag steuerfrei.
• Die Gutscheine müssen direkt am Arbeitsplatz (also z.B. in einer Kantine) oder in einer nahe gelegenen Gaststätte (wobei Gaststätte “weitläufiger” ausgelegt werden kann!) eingelöst werden können.
• Wenn die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden können, die nicht sofort konsumiert werden müssen, dann sind sie nur bis zu einem Betrag von 1,10 € pro Arbeitstag steuerfrei.
• Achtung: Wenn Mitarbeiter gemäß Kollektivvertrag oder durch eine Betriebs- bzw. Individualvereinbarung einen Rechtsanspruch auf Verpflegung haben, dann ist die Zuwendung ein steuerpflichtiger Sachbezug!

2) Unternehmensveranstaltungen und Geschenke

• Veranstaltungen für Ihre MitarbeiterInnen, z.B. Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge sind pro Jahr und Mitarbeiter 365 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
• Geschenke an MitarbeiterInnen sind grundsätzlich nur dann lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie im Rahmen von Unternehmensveranstaltungen (siehe vorheriger Punkt) übergeben werden UND wenn sie pro Jahr und Mitarbeiter 186 € nicht übersteigen.

Noch ein Tipp für Essen und Geschenke: Bevorzugen Sie hier unbedingt Gutscheine gegenüber Barzahlungen. Wenn Sie Ihren MitarbeiterInnen Bargeld für Essen und als Geschenk übergeben, stellt dies einen Sachbezug dar. Dieser unterliegt bei den MitarbeiterInnen der Lohnsteuer- und Sozialversicherung und bei Ihnen als Arbeitgeber erhöht sich der Anteil der Lohnnebenkosten.

3) Jobticket

Das steuerfreie Jobticket können Sie Ihren ArbeitnehmerInnen seit 1. 1. 2013 zur Verfügung stellen und damit die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel zwischen Wohnung und Arbeitsplatz übernehmen.

Die Voraussetzungen im Detail: 

1. Die Rechnung für das Jobticket hat auf Ihr Unternehmen zu lauten (Adresse und Name) und muss natürlich alle Rechnungsmerkmale aufweisen. Zusätzlich muss das Ticket auf den Namen des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ausgestellt sein.
2. Als Jobtickets gelten Zeitkarten, die nicht übertragbar sind und vorzugsweise Streckenkarten, die eindeutig für den Weg von Wohnung zu Arbeitsplatz bestimmt sind. Eine Netzkarte (z.B. eine Monatskarte der Wiener Linien) ist nur dann zulässig, wenn keine Streckenkarte angeboten wird oder keine höheren Kosten anfallen als durch die Streckenkarte.
3. Das Jobticket muss eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers sein. Nicht zulässig ist die Bezahlung des Jobtickets anstatt bereits bisher bezahltem Lohn. Sie können also nicht den bisherigen Lohn von 1.700 € um 100 € kürzen und dafür das Jobticket bezahlen (im Fachjargon spricht man hier von einer Bezugs- bzw. Gehaltsumwandlung).
4. Besitzen Ihre Mitarbeiter bereits persönliche Zeitkarten, sollten Sie zuerst die Möglichkeiten der Rückabwicklung laufender und/oder bereits bezahlter Fahrkarten besprechen.
5. Für Monate in denen ein Jobticket zur Verfügung gestellt wird, steht kein Pendlerpauschale zu. Weiterhin bestehen bleibt jedoch der Anspruch auf das Pendelpauschale für Wegstrecken, für die kein Jobticket zur Verfügung gestellt wurde!
6. Umsatzsteuer: Das Jobticket stellt in Ihrem Unternehmen einen Eigenverbrauch dar. D.h.: Sie können die Vorsteuer (10%) abziehen, müssen aber gleichzeitig Umsatzsteuer abführen.
7. Der Erwerb des Jobtickets funktioniert entsprechend dem Erwerb einer Strecken- bzw. Netzkarte:
   Beispiel: Der Online-Shop der Wiener Linien ermöglicht den Kauf von Tickets auf Firmenname und Rechnung für Mitarbeiter. Bezahlt werden kann einmalig per Online-Überweisung bzw. mittels monatlichem Einziehungsauftrag.
   Im Falle einer Kündigung/Freistellung des Arbeitnehmers kann z.B. eine Jahreskarte durch postalische Rückgabe an die Wiener Linien gekündigt werden. Bereits bezahlte Beträge werden unter Einhaltung einer einmonatigen Kündigungsfrist refundiert.