Firmenwagen – was das Finanzamt prüft

Firmenwagen, private Nutzung, Fahrtenbuch…Lesen Sie in diesem Artikel, was der Betriebsprüfer im Zusammenhang mit Ihren Fahrzeugen im Rahmen einer Betriebsprüfung untersucht und machen Sie sich mit den relevanten Begriffen vertraut.

Allgemeines zur Betriebsprüfung

Die Außenprüfung, oder besser bekannt als „Betriebsprüfung“, überprüft nicht nur die Buchhaltung, sondern vor allem den Betrieb und seine inneren Abläufe. Ziel der Außenprüfung ist es die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen.

Für die Außenprüfung ist das Finanzamt sachlich und örtlich zuständig, welches auch für die Veranlagung der Ertragssteuer zuständig ist. Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung. Die Prüfungsanordnung muss hinreichend bestimmt sein und beinhaltet folgende Punkte:

  • Form der Außenprüfung: z.B. Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung, abgekürzte Außenprüfung oder Betriebsprüfung
  • Sachlicher Umfang: Die zu prüfenden Steuerarten
  • Zeitlicher Umfang: Die zu prüfenden Besteuerungszeiträume
  • Persönlicher Umfang: Wer ist der Abgabenpflichtige, Adressat und Empfänger der Prüfungsanordnung

Wie wird die Außenprüfung durchgeführt?

Die Außenprüfung wird eine Woche vor Prüfungsbeginn telefonisch bekannt geben. Der Abgabenpflichtige hat die Verpflichtung alle relevanten Unterlagen vollständig offen zu legen. Seit 1998 müssen diese Unterlagen auch elektronisch aufbewahrt werden (CD, Diskette).

Die Prüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten statt und wird in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchgeführt. Die Prüfer sind berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen.
Für die Prüfung muss ein Raum zur Verfügung gestellt werden. Wir empfehlen generell die Prüfung in den Räumen ihres steuerlichen Vertreters stattfinden zu lassen, da bei Fragen dieser besser Auskunft erteilen kann und Sie nicht bei Ihrem täglichen Geschäft gestört werden.

Worauf achtet der Prüfer bei Firmenwagen?

Zu aller erst wird überprüft wie viele Kraftfahrzeuge (KFZ) im Betrieb sind und wie sie verwendet werden.
Stellt der Arbeitgeber das KFZ dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung zur Verfügung, spricht man von einem Sachbezug des Arbeitnehmers. Für den Sachbezug sind ebenfalls Lohnsteuer, Sozialversicherung und Lohnnebenkosten zu leisten.

Der Prüfer unterscheidet zwischen halbem und vollem Sachbezug:

  • Der volle Sachbezug ist in Höhe von 1,5% der Anschaffungskosten (inkl. Umsatzsteuer und NOVA) anzusetzen, jedoch begrenzt auf max. EUR 600,00/Monat (EUR 40.000 * 1,5%). Die Anschaffungskosten umfassen auch Kosten für Sonderausstattungen.
  • Wird der halbe Sachbezug im Ausmaß von 0,75% der Anschaffungskosten angesetzt, dürfen pro Jahr max. 6.000 km privat gefahren werden.

Für die Überprüfung muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden. Dies bedeutet alle betrieblichen und privaten Fahrten müssen chronologisch mit Abfahrtszeit, Ankunftszeit, KM-Stände, Zielorte und Wegstrecke aufgezeichnet sein. Ein Fahrtenbuch als Excel Tabelle ist nicht zulässig, da diese Daten manipuliert werden können. Der Prüfer zieht zur Nachberechnung der Wege einen elektronischen Routenplaner heran. Auch Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte gelten als Privatnutzung.

Tipp: Der Dienstgeber sollte regelmäßig das Fahrtenbuch kontrollieren.

Achtung: Bei Gebrauchtfahrzeugen ist für die Sachbezugsbewertung der Listenpreis im Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung des Fahrzeuges maßgebend. Sonderausstattungen bleiben in diesem Fall unberücksichtigt.

Nutzung eines Fahrzeuges durch mehrere Arbeitnehmer

Benützen Arbeitnehmer abwechselnd verschiedene arbeitgebereigene KFZ, so ist bei Berechnung des Sachbezugswertes vom Durchschnittswert der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge auszugehen. In die Durchschnittsberechnung dürfen nur solche Fahrzeuge einbezogen werden, die vom Kreis der betroffenen Arbeitnehmer im Wesentlichen gleichmäßig benutzt werden.

EIN BEISPIEL:

Der Außendienstmitarbeiter XY scheidet mit 30.9.2012 aus dem Unternehmen aus. Das Fahrzeug, das Außendienstmitarbeiter XY immer benutzt hat, wurde erst am 5.1.2013 abgemeldet.

Der Prüfer hinterfragt, was mit dem Auto im Zeitraum zwischen 30.9. 2012 und 5.1.2013 passiert ist? Wer hat es genutzt? Was ist damit passiert? Wurde das Auto von einem anderen Mitarbeiter benutzt?

Auch hier ist es wichtig eine lückenlose Dokumentation vorzuweisen. Wurde das besagte Auto danach von Mitarbeiter AB benutzt, kann das durch Ihre Dokumentation dem Prüfer ersichtlich werden. Auch darf beim Mitarbeiter AB nicht vergessen werden den Sachbezugswert zu verrechnen.

Es muss übringens KEIN SACHBEZUG angesetzt werden, wenn Firmenwagen NUR DIENSTLICH genutzt werden. Dies bedeutet, dass keine Privatfahrten durchgeführt werden. Die Firmenwagen sollten hier nachweisbar außerhalb der Dienstzeit (über Nacht und am Wochenende) nicht für die Dienstnehmer zur Verfügung stehen (z.B. firmeneigener Parkplatz mit An- und Abmeldung der Firmenwagen). Auch hier ist es wichtig dies zu dokumentieren und auch in den Dienstverträgen festzuhalten.

Geleaste Firmenwagen

Die Anschaffungskosten eines PKWs oder Kombis, die als Leasingrate anfallen, werden mit jenem Betrag begrenzt, der einer Abschreibung für Abnutzung (AfA) auf Grundlage der Mindestnutzungsdauer von 8 Jahren entspricht. Das Wesen des Aktivpostens liegt in der Korrektur von Aufwendungen, die sich aus der Leasingrate ergeben. Der Aktivposten ist nicht anzusetzen, wenn es sich beim Leasinggegenstand aus der Sicht des Leasingnehmers um ein als Fahrschulkraftfahrzeug oder um ein zumindest zu 80 % für Zwecke der gewerblichen Personenbeförderung eingesetztes Kraftfahrzeug handelt. Ebenfalls kein Aktivposten ist beim Operating Leasing (siehe auch Flottenguide 2013) anzusetzen. Dieses liegt vor, wenn:

  • ein Restwert weder vereinbart noch dem Leasingnehmer bekannt ist
  • kein Recht des Leasinggebers auf ein Verkaufsangebot besteht
  • eine allfällige Kaufoption nur zum Marktwert ausgeübt werden kann bzw. der Leasingnehmer nicht damit rechnen kann, das geleaste Fahrzeug unter dem Marktwert zu erwerben
  • der Leasinggeber die wirtschaftliche Chance und das wirtschaftliche Risiko der Verwertung trägt.

Insgesamt tritt bei diesen Verträgen die Gebrauchsüberlassung gegenüber der Finanzierung in den Vordergrund.

Was ist eigentlich die Luxustangente?

Jeder PKW oder Kombi wird der sogenannten Angemessenheitsprüfung unterzogen. Übersteigen die Anschaffungskosten EUR 40.000,-, so gelten die Anschaffungskosten nicht als angemessen. Die Differenz zu EUR 40.000,- wird als Luxustangente ausgeschieden. Dies gilt sowohl bei Leasing als auch bei Kauf (Eigen- oder Fremdfinanzierung). Ebenfalls müssen die AfA, wie auch die Leasingraten und Versicherungen prozentual abgewertet werden.
Der oben erwähnte Sachbezug kann ebenfalls nur von max. EUR 40.000,- berechnet werden.

Schlussbesprechung mit dem Prüfer

Die Schlussbesprechung ist eine „Verhandlung“ zwischen Prüfer und Abgabepflichtigen über die Ergebnisse der Außenprüfung. Dies erfordert Verhandlungsgeschick. Sie sollten für diese Besprechung immer Ihre SteuerberaterInnen einbeziehen, da diese schon viele Betriebsprüfungen geleitet haben und wissen, worauf der Prüfer achtet.

Ist noch etwas unklar?

Gerne gehen wir Fragen mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch durch. Dabei stellen Sie mit uns die verschiedenen Szenarien zusammen, um aus einem Bouquet an Varianten die für Sie Beste zu wählen. Hier sind unsere Daten zur Anmeldung zu einem kostenlosem Erstgespräch.

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