Die elektronische Rechnung

Darauf müssen Sie achten:

Die Digitalisierung schreitet immer mehr voran. Wir sind technisch am Puls der Zeit und einige unserer Klienten nutzen auch schon unsere Digitale Buchführung. Eine Frage, die uns immer öfters gestellt wird: Was ist bei elektronischen Rechnungen anders, und was muss man beachten?

Definition Elektronische Rechnung

Als elektronische Rechnungen gelten Rechnungen, welche übermittelt werden:

• per Email
• als Email-Anhang
• als Web-Download

sowie

• eingescannte Papierrechnungen

und auch

• Fax Rechnungen

Achtung: Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungserstellung zustimmt.

Bei Mehrfachübermittlung der Rechnung, also in mehreren Formaten (PDF- und XML-Datei) oder als Papier- und elektronische Rechnung, ist darauf in der Rechnung hinzuweisen, um eine überhöhte Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden.

Exkurs: Steuerschuld kraft Rechnungslegung für den Rechnungsaussteller

Der entsprechende Paragraph (§ 11 (14) UStG) im Umsatzsteuergesetz besagt:
„Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt oder nicht Unternehmer ist, schuldet diesen Betrag.”

Das klingt eigentlich ganz einfach – mit „nicht Unternehmer ist“ sind z.B. Kleinunternehmer gemeint.

Die Umsatzsteuerrichtlinien erklären zu diesem Thema (Unberechtigter Steuerausweis): „RZ 1771 Die Steuerschuld nach § 11 Abs. 14 UStG 1994 hat zur Voraussetzung, dass eine solche Rechnung erstellt wird, die formal die Voraussetzungen des § 11 Abs. 1 UStG 1994 erfüllt. Der Zweck der Regelung liegt darin, einem unberechtigten Vorsteuerabzug – eine Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug – vorzubeugen (VwGH 26.6.2001, 2001/14/0023).”

Und weiter: „Eine zu Unrecht in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer kann berichtigt werden, wenn der Aussteller der Rechnung die Gefährdung des Steueraufkommens rechtzeitig und vollständig beseitigt hat, ohne dass eine solche Berichtigung vom guten Glauben des Ausstellers der betreffenden Rechnung abhängig gemacht werden darf.”

Das klingt schon ein bisschen komplizierter – sagt aber eigentlich dasselbe und besagt außerdem, dass so eine falsch ausgestellte Rechnung berichtigt werden kann. Ist auch ganz interessant.

Der Hintergrund ist folgender:

Wenn jemand eine Rechnung erhält, auf der eine Umsatzsteuer ausgewiesen ist und auch sonst alle Rechnungsmerkmale erfüllt sind, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen. Somit „holt“ sich jemand Geld vom Finanzamt – im Gegenzug dazu muss der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer auch an das Finanzamt bezahlen. Nur so funktioniert das System.

Daher ist es egal, ob der Rechnungsaussteller das irrtümlich macht oder nicht, da sich der Rechnungsempfänger die Vorsteuer holen kann. Wird die Rechnung jedoch berichtigt, also ohne Umsatzsteuer ausgestellt, dann kann sich auch der Empfänger die Vorsteuer nicht holen – und es passt wieder!

Aber nun zurück zu den elektronischen Rechnungen.

Bei elektronischen Rechnungen müssen folgende Punkte unbedingt gewährleistet sein:

• Echtheit der Herkunft (Die Identität des Rechnungsausstellers muss gesichert sein)
• Unversehrtheit des Inhalts (erforderliche Rechnungsangaben sind nicht geändert worden) Hier finden Sie unser Tutorial, wie eine ordnungsgemäße Rechnung auszusehen hat.
• Lesbarkeit (Inhaltlich muss die Rechnung verständlich und nachvollziehbar sein)

Sie als Unternehmer oder Unternehmerin können frei wählen, welches ein für Sie geeignetes Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen ist.

Wie sieht es mit der Aufbewahrungspflicht aus?

Die drei oben beschriebenen Faktoren einer elektronischen Rechnung müssen vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren durch den Leistungserbringer und den Leistungsempfänger gewährleistet werden. Eine urschriftgetreue (= originale) Wiedergabe elektronischer Rechnungen ist nicht erforderlich, das heißt eine Kopie ist ebenfalls zulässig.

Urschriftsgetreu – welche Bedeutung hat das in diesem Kontext?

Eine urschriftgetreue Speicherung setzt voraus, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege eingescannt werden. Eine farbgetreue Wiedergabe ist dann erforderlich, wenn beim Einscannen in Schwarz-Weiß Informationen oder Zusammenhänge, die nur wegen der farblichen Gestaltung erkennbar sind, verloren gehen würden.

Wie kann eine elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Wenn die elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert wird, dann muss zweifelsfrei bewiesen werden, dass keine inhaltlichen Veränderungen erfolgt sind.

Sie haben noch Fragen zur Digitalen Buchführung oder zur elektronischen Rechnungen? Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen.

Wir freuen uns Sie bei einem kostenlosen Erstgespräch begrüßen zu dürfen!